Вы уже определились с форматом деловой игры и нашли организатора? Не спешите запускать процесс! Тщательная подготовка — залог успеха всего мероприятия. В этой статье мы подробно разберем ключевые аспекты, на которые нужно обратить внимание, чтобы ваша игра прошла гладко, эффективно и оставила у участников только положительные впечатления. Мы поможем вам избежать распространенных ошибок, которые могут свести на нет все усилия.
Если вы хотите глубже понять, что такое бизнес-гейминг и какую пользу он приносит командам и компаниям, рекомендуем ознакомиться с дополнительными материалами по этой теме.
Подготовка к офлайн-играм: от помещения до реквизита
Успех офлайн-мероприятия строится на деталях. Продуманная логистика создает фундамент для продуктивной работы и вовлеченности участников. Рассмотрим основные этапы подготовки.
1. Выбор и подготовка помещения
Правильно подобранное пространство напрямую влияет на комфорт, динамику и конечный результат игры. Проводить игру можно как в корпоративном офисе (в подходящей переговорной), так и в специально арендованном месте. При оценке помещения учитывайте три критически важных фактора:
- 🚸 Пространство для активности. Стандартная вместимость зала (например, "на 50 человек") обычно рассчитана на пассивные форматы вроде лекций, где люди сидят. Деловая игра часто подразумевает движение, взаимодействие в командах, работу с реквизитом. Для таких активностей требуется значительно больше свободного места. Оптимально, если пространства будет в 1.5-2 раза больше, чем для формата "сидя". В тесном помещении участники будут чувствовать себя скованно, им будет сложно взаимодействовать, что нарушит динамику и снизит эффективность. Например, если игроки вынуждены толкаться или ждать, пока освободится место для выполнения задания, энергия и азарт игры быстро угаснут.
Помните, что стандартный «50-местный» зал означает, что в нем могут с комфортом разместиться 50 человек во время лекций, семинаров, тренингов — ситуаций, когда вам в основном нужно сидеть и слушать.
Прежде чем арендовать помещение, выясните, какие виды деятельности связаны с коммерческими азартными играми. Если игра требует от участников много двигаться, взаимодействовать друг с другом, использовать реквизит и проявлять активность, то необходимо больше свободного пространства. Например, для игры могут потребоваться дополнительные столы для команд, отдельные зоны для заданий и места для хранения реквизита.
В идеале для игры, в которой участники активно двигаются, требуется вдвое больше места, чем для простых сидений.
Если это правило игнорировать, участники будут чувствовать себя скованными во время активной игры, что затруднит их взаимодействие и выполнение заданий.
Например: мы планируем создать коммерческую игру, но выбранное нами место слишком маленькое. В результате игроки толкали друг друга, блокировали передачи друг друга и образовывали очереди между позициями. Слишком много людей полностью истощили энергию игры и нарушили ее ритм.
- 🚸 Комфортный микроклимат. Духота и жара — злейшие враги концентрации. Участники в плохо проветриваемом помещении быстро устают и теряют вовлеченность. Обязательно проверьте работу вентиляции и кондиционеров, чтобы обеспечить комфортную температуру и приток свежего воздуха на протяжении всей игры.
- 🚸 Место для личных вещей. Если среди участников есть приезжие, позаботьтесь о месте, где они смогут оставить верхнюю одежду, сумки или чемоданы. Наличие гардероба или отдельной комнаты избавит игроков от лишних неудобств и позволит им полностью сосредоточиться на процессе.
2. Организация питания и перерывов
Если мероприятие длится несколько часов, организатор должен предусмотреть возможность для участников подкрепиться. Это может быть полноценный обед, кофе-брейк или легкий фуршет. Голодный или испытывающий жажду человек не сможет эффективно работать и будет раздражаться. Удовлетворение базовых потребностей — обязательное условие для продуктивной интеллектуальной деятельности.
Важно грамотно вписать перерывы в сценарий игры, чтобы они не разрушали ее динамику. Например, если обед запланирован с большим опозданием, это может сдвинуть все расписание. А если вывести команду из игрового процесса на самом интересном месте, участникам потом потребуется время, чтобы заново погрузиться в правила и восстановить ход мыслей. Поэтому оптимально планировать перерывы между логическими этапами игры.
3. Расчет времени на подготовку и сдачу помещения
Подготовка площадки — процесс, который требует времени. Организаторам нужно расставить мебель, разложить реквизит, настроить оборудование, создать необходимую атмосферу с помощью декора. На это может уйти от 2-3 часов и более. Например, для проведения игры "VUCA в темноте" команда заранее полностью затемнила помещение, что заняло целый вечер накануне мероприятия.
Не забывайте и о времени на "демонтаж" после игры. Арендуя помещение, закладывайте в график не только саму игру, но и временные буферы до и после. Рассчитайте, сколько часов потребуется на подготовку, проведение, перерывы, итоговое обсуждение и уборку. В этом вам могут помочь администрация площадки или опытный организатор игр.
Типичная ошибка: компания арендовала зал строго на время игры. За полчаса до окончания аренды администратор потребовала освободить помещение для следующих гостей. В результате организаторы и участники в спешке свернули активность, не успев провести полноценный разбор результатов и зафиксировать выводы.
4. Информирование и подготовка участников
Участники — главные действующие лица игры. Они должны четко понимать цели мероприятия и свою пользу от участия. Чтобы избежать опозданий и "прогулов", обязательно напомните о событии накануне — через корпоративный чат, email или лично. Для обеспечения пунктуальности можно организовать централизованный трансфер: например, собрать всех в офисе и отвезти группой к месту проведения.
Пример ошибки: игра началась по расписанию, но несколько участников опоздали на 20 минут.
Обратите внимание: Какие маркеры выбрать для маркерной доски в офис?.
Перед ведущим встала дилемма: прервать уже запущенный процесс, чтобы ввести опоздавших в курс дела, или оставить их за бортом? Было решьео интегрировать новичков, но эта пауза существенно снизила накал и вовлеченность в игре с самого начала.5. Закупка и проверка расходных материалов
Если вы берете на себя обеспечение игры расходниками, тщательно составьте список необходимого. В зависимости от формата игры вам могут понадобиться:
- Бейджи для имен (если участники не все знакомы)
- Стикеры разных цветов
- Маркеры для флипчартов и досок
- Скотч (малярный, бумажный)
Важный нюанс: расходные материалы часто заканчиваются быстрее, чем планировалось. Заранее уточните у организатора примерный расход. Участники не должны тратить игровое время на поиск недостающего маркера или стикера — это убивает динамику.
Реальный пример из практики: компания закупила всего 8 маркеров на 70 участников. В результате большую часть времени игроки не работали над заданиями, а искали, у кого есть пишущий инструмент, и ждали своей очереди.
Подготовка к онлайн-играм: технологии и вовлечение
Онлайн-формат требует не менее серьезной подготовки, но фокус смещается с физического пространства на цифровую инфраструктуру и удаленную коммуникацию.
1. Выбор и согласование цифровых инструментов
Определитесь, в каких сервисах будет проходить игра. Убедитесь, что все участники имеют к ним доступ и могут ими пользоваться. Условно инструменты можно разделить на категории:
- Для видеосвязи и общения: Zoom, Telemost, Google Meet, Discord и другие.
- Для обмена файлами: Яндекс.Диск, Google Drive, Dropbox, Облако Mail.ru.
- Для совместной работы с документами: Google Документы/Таблицы/Презентации, MS Office Online.
- Для игровых активностей и визуализации: интерактивные доски (Miro, Mural), опросники (Mentimeter), специализированные игровые платформы.
Крайне важно заранее согласовать используемый софт со всеми отделами-участниками. В некоторых компаниях (или их подразделениях) может быть запрещено использование иностранного ПО по соображениям безопасности или внутренним регламентам. Также убедитесь, что у всех игроков есть доступ к онлайн-платформе, если игра проводится на ней.
2. Проверка интернет-соединения и технического оснащения
Если сотрудники подключаются из дома, попросите их заранее проверить скорость интернета. При нестабильном соединении предложите альтернативу: например, возможность приехать в офис или коворкинг с гарантированно хорошим интернетом.
Также проверьте, есть ли у участников необходимое оборудование: камера, микрофон, наушники, подходящая операционная система. Конкретные требования лучше всего уточнить у организатора игры, так как они зависят от ее формата.
Пример ошибки: В компании, где многие сотрудники старшего возраста, у большинства не оказалось дома гарнитур с микрофоном, а у некоторых — даже компьютеров. Когда менеджер анонсировал онлайн-игру, он столкнулся с волной недовольства — сотрудники отказались покупать оборудование за свой счет. Пришлось срочно менять формат на офлайн.
3. Предварительная работа с аудиторией ("прогрев")
В онлайн-формате мотивация и вовлеченность участников — ключевой вызов. Сотрудники должны четко понимать ценность мероприятия для себя и компании. Иначе в назначенное время они могут просто "забыть" или сознательно пропустить игру, ведь чувство ответственности перед экраном часто ниже, чем при личной встрече. Повысить вовлеченность помогут напоминания в корпоративных чатах, личные сообщения и емкие анонсы, объясняющие пользу от игры.
Последствия недостаточного "прогрева": часть сотрудников не вышла на связь в agreed время. Дозвоны не увенчались успехом — тишина в ответ и полное игнорирование сорвали все планы компании. Поскольку игра не могла начаться без отсутствующих, ее пришлось переносить.
Ошибки, которые могут испортить результат даже после успешной игры
Качественная подготовка — это огромная часть успеха, но даже после финального свистка можно допустить промахи, которые перечеркнут все положительные эффекты мероприятия.
Чего категорически стоит избегать после завершения игры:
- ❗Дезавуировать результаты работы команд. Особенно это касается игр, где участники генерировали идеи, разрабатывали проекты или создавали прототипы. Даже если руководство не планирует немедленно внедрять эти наработки, не стоит их обесценивать или сразу отправлять в архив. Это даст команде сигнал, что их усилия и креатив никому не нужны. Вместо этого лучше обозначить, как и когда результаты игры могут быть рассмотрены или использованы в будущем.
- ❗Проигнорировать вклад участников. Руководителю или ведущему важно публично поблагодарить всех за участие, отметить сильные стороны команд или отдельных игроков, вручить символические награды победителям. Это простое действие значительно повышает мотивацию и чувство сопричастности.
- ❗Разойтись без итоговой рефлексии. Фаза обсуждения — одна из самых важных для закрепления результатов. Нужно разобрать ключевые решения, проанализировать работу в командах, дать слово участникам, обсудить выводы с руководством. Даже 20-30 минут неформального общения после игры, когда участники делятся впечатлениями между собой, могут быть очень полезны.
В идеале после игры должна следовать фаза структурированной рефлексии с участием ведущего (фасилитатора). Он поможет задать правильные вопросы, систематизировать выводы и подвести содержательные итоги. Такой анализ позволяет "цементировать" полученный опыт и может повысить эффективность игры на 20-30%.
Чтобы минимизировать риски на всех этапах — от подготовки до подведения итогов — активно взаимодействуйте с организаторами игры. Их экспертиза и знание нюансов помогут предвидеть и избежать форс-мажоров, сделав ваше мероприятие по-настоящему результативным.
Материал подготовлен на основе реального опыта проведения бизнес-игр для компаний.
Если у вас остались вопросы по организации деловых игр, задавайте их в комментариях — с радостью отвечу!
Больше полезных материалов об организации работы в офисе: Офис.
Источник статьи: Подготовка к деловой игре: какие ошибки могут испортить всё мероприятие .
