Подготовка к деловой игре: какие ошибки могут испортить всё мероприятие

Вы выбрали игру для проведения и договорились с организатором? Не торопись! Вам все равно нужно хорошо подготовиться. Ознакомьтесь со всеми пунктами статьи, чтобы ваше мероприятие не обернулось фиаско — я расскажу вам все, на что следует обратить внимание, и помогу избежать самых распространенных ошибок.

Что такое бизнес-гейминг и зачем он нам нужен? Пожалуйста, прочтите здесь.

Подготовка к офлайн-играм: выбираем помещение и закупаем реквизит

Чтобы избежать катастрофы, нужно продумать каждую деталь. Давайте рассмотрим, на что следует обратить внимание заранее.

1 Найдите подходящее помещение

От покрытия зависит уровень комфорта игроков и общий результат матча. Деловые игры можно проводить в офисе при наличии подходящей переговорной комнаты или в отдельно арендованном помещении. При выборе места обратите внимание:

• 🚸 Сделайте его подходящим для всех

Помните, что стандартный «50-местный» зал означает, что в нем могут с комфортом разместиться 50 человек во время лекций, семинаров, тренингов — ситуаций, когда вам в основном нужно сидеть и слушать.

Прежде чем арендовать помещение, выясните, какие виды деятельности связаны с коммерческими азартными играми. Если игра требует от участников много двигаться, взаимодействовать друг с другом, использовать реквизит и проявлять активность, то необходимо больше свободного пространства. Например, для игры могут потребоваться дополнительные столы для команд, отдельные зоны для заданий и места для хранения реквизита.

В идеале для игры, в которой участники активно двигаются, требуется вдвое больше места, чем для простых сидений.

Если это правило игнорировать, участники будут чувствовать себя скованными во время активной игры, что затруднит их взаимодействие и выполнение заданий.

Например: мы планируем создать коммерческую игру, но выбранное нами место слишком маленькое. В результате игроки толкали друг друга, блокировали передачи друг друга и образовывали очереди между позициями. Слишком много людей полностью истощили энергию игры и нарушили ее ритм.

• 🚸 Так что никто не задохнется

В жарком, плохо проветриваемом помещении участники быстро устают, теряют концентрацию и не могут в полной мере включиться в игру. Проверьте исправность работы вентиляции или сплит-системы: в помещении должна быть комфортная температура и приток свежего воздуха.

• 🚸 Таким образом, есть место, куда можно положить вещи

Если участники приезжают на деловую игру из других городов, им необходимо будет предоставить место для хранения личных вещей – пальто, чемоданов. Наличие шкафа или специальной комнаты для хранения вещей избавит игроков от ненужных хлопот и позволит им сосредоточиться на игре.

2. Организуйте кофе-брейк для участников

Если планируется длительное мероприятие, организатору необходимо позаботиться о предоставлении закусок. Это может быть приятный обед, кофе-брейк или фуршет. Если человек голоден или не может сходить в туалет в течение 4 часов подряд, он станет раздражительным. Если основные потребности не удовлетворены, какой смысл говорить о деловых играх?

Поэтому важно организовывать перерывы и интегрировать их в игровые сценарии так, чтобы они не нарушали ход игры. Поздний обед может задержать мероприятие на несколько часов. Если вывести участника из игры в самый разгар ее, ему понадобится много времени, чтобы переключиться, вспомнить правила, свои предыдущие решения и войти в состояние азарта. Поэтому между каждым этапом игры следует организовать обед.

3. Рассчитайте время на подготовку помещения

Во время подготовки площадки организаторы были заняты расстановкой столов, демонтажем реквизита, установкой оборудования и созданием атмосферы с помощью декораций. Это может занять 2–3 часа, а в некоторых случаях и больше. Например, наша команда заранее оборудовала темную комнату для подготовки и проведения деловой игры «VUCA в темноте». Накануне мероприятия мы отправились на место и полностью опечатали комнату, а на следующий день сыграли в игру.

Снос дома также требует времени. Не арендуйте место проведения матча просто так — арендуйте с резервированием некоторого пространства. Подсчитайте, сколько часов вам может понадобиться на подготовку комнаты, проведение игр, обед, дополнительную организацию или обсуждение игр, а также снятие украшений, и бронируйте мероприятие с учетом этого. В этом вам может помочь администрация площадки, застройщик или организатор игры — у них уже есть опыт подготовки к этому.

Неправильный пример: Компания забронировала место проведения мероприятия на короткий срок. За полчаса до окончания аренды администратор попросила не задерживаться - подходили другие гости. Из-за этого организаторы и участники торопились и не успели обсудить результаты и зафиксировать их.

4. Подготовьте участников

При подготовке к деловой игре обратите внимание на участников. Они должны понимать цель мероприятия и то, какую пользу оно им принесет. Чтобы игроки не пропустили мероприятие и не опоздали, напомните им о мероприятии накануне — лично, через корпоративный чат или по электронной почте. Чтобы избежать задержек, мы можем предоставить услугу трансфера для всех желающих. Например, заранее соберите всех участников в офисе и группами приведите их к месту проведения игры.

Пример ошибки: Деловая игра началась вовремя, но несколько участников опоздали на 20 минут.

Обратите внимание: Какие маркеры выбрать для маркерной доски в офис?.

5. Закупите расходные материалы

Если вы решили или у вас есть договоренность с организатором о предоставлении расходных материалов для соревнований самостоятельно, то определите, что именно вам необходимо. В зависимости от выбранной вами игры вам может пригодиться следующее:

• Если не все участники знакомы, необходимы бейджики с именами
• наклейка
• отметка
• Шотландский виски

Обратите внимание, что расходные материалы могут быть израсходованы гораздо быстрее, чем планировалось. Лучше всего заранее уточнить это у организатора. Участники не должны тратить время на поиск или ожидание необходимых предметов — это значительно замедлит игру.

На основании опыта: Компания закупила 8 маркеров для 70 участников — в результате участники искали и ждали маркеры вместо того, чтобы играть в игру.

Подготовка к онлайн-играм: прогреваем аудиторию и обеспечиваем бесперебойный интернет

Офлайн- и онлайн-игры требуют совершенно разной, но одинаково серьезной подготовки.

1. Выберите инструменты для онлайн-игры и определите права доступа

В каких шоу будут проходить соревнования? Все участники должны их установить. Например:

• Для общения мы используем Zoom, Telemost, GoogleMeet, Talk, Link и др.
• Для совместной работы подойдут облачные хранилища Яндекс.Диск, Google Drive, Dropbox, Облако Mail.ru.
• Для создания общих документов - MS Word Online, MS Excel Online, MS PowerPoint Online, Google Docs, Google Sheets, Google Presentations.
• Для решения игровых задач внутри команды участники использовали доски Miro, GetLocus, Mentimeter и приложение MasterQuest.

Некоторые компании или только отдельные их подразделения не используют зарубежное программное обеспечение. Это может быть связано с внутренними распоряжениями руководства или законодательными запретами. Поэтому очень важно заранее согласовать программное обеспечение с различными подразделениями компании и организатором конкурса.

Если игра предполагает использование онлайн-платформы, вам необходимо убедиться, что все участники могут войти в систему и использовать ее.

2. Проверьте скорость интернет-соединения и оборудование

Если сотрудники работают из дома, попросите их проверить скорость интернета. Если сеть нестабильна, вам необходимо заранее связаться с участниками. Например, вы можете отправить своего сотрудника в коворкинг, оборудованный компьютерами, или предоставить ему офис, оборудованный компьютерами и хорошим интернетом.

Также проверьте, есть ли у игрока необходимое для игры оборудование: подходящая операционная система, камера, микрофон и т д. (по необходимости). Организаторы предоставят более подробный список требований к оборудованию и скорости соединения, так как это будет зависеть от конкретной игры.

Неправильный пример: Большинство сотрудников компании — пожилые люди, у которых дома нет наушников или микрофонов. У некоторых людей даже нет компьютеров. Когда менеджер решил организовать онлайн-конкурс, он не предвидел недовольства своих сотрудников — все они отказались покупать оборудование за свой счет. Решение — играть в игру офлайн.

3. Заранее прогрейте аудиторию

Методика подготовки онлайн-деловых игр должна включать мотивацию сотрудников к труду. Сотрудники должны понимать, зачем нужно мероприятие и почему важно в нем участвовать. Или в назначенное время они просто забудут об игре или решат «пропустить» ее — в конце концов, более низкий уровень ответственности означает, что они могут пропустить игру. Повысить активность участников встречи можно с помощью напоминаний в Telegram-каналах и писем в личных мессенджерах.

Последствия недостаточной подготовки: некоторые сотрудники не отреагировали в согласованные сроки. Из этих звонков ничего не вышло — остановки и полное пренебрежение полностью разрушили планы компании. Поскольку матч не мог начаться без опоздавших, его пришлось отложить.

Какие ошибки можно допустить после игры

Подготовка к деловой игре оказывает существенное влияние на результат мероприятия. Но даже после этого все равно могут возникнуть ошибки, которые сведут на нет все преимущества игры.

Чего не следует делать после игры:

• ❗Уничижать работу участников. Это особенно важно для контент-игр, где игроки генерируют идеи, работают над проектами и готовят материалы. Даже если менеджеры не видят ценности в этих разработках, очевидно, не стоит отказываться от них сразу же после окончания игры: это может заставить сотрудников подумать, что их идеи и вклад в общее дело не имеют значения. Вместо этого стоит указать, как компания планирует использовать игровые активы в будущем.
• ❗Забудьте о сильных сторонах участников. Было бы полезно, если бы руководитель выразил благодарность каждому сотруднику или команде в краткой речи, вручил награды победителям или просто выразил им благодарность за участие.
• ❗Разойтись, не обсуждая результаты игры. Вы можете просматривать сильные и слабые решения игроков, анализировать командную работу, позволять участникам высказывать свое мнение и общаться с лидерами. Вы даже можете позволить игрокам общаться в течение 20 минут — они обсуждают игру друг с другом, приходят к выводам и записывают результаты.

Очень полезно добавить фазу размышления после игры. Спикер и его команда помогут структурировать обсуждение, зададут наводящие вопросы и подведут итоги. Благодаря размышлениям мы можем дополнительно закрепить результаты и провести более глубокий анализ, что может улучшить эффект игры на 20–30.

Чтобы избежать ошибок при подготовке и проведении игры, следуйте рекомендациям организаторов. Их опыт и понимание нюансов помогут снизить риск возникновения форс-мажорных ситуаций во время мероприятия и повысить результативность соревнований.

Я пишу контент, который будет действительно полезен для вашего бизнеса и команды - на основе опыта мероприятий TIGR.club

Я готов ответить на все ваши вопросы в комментариях!