Как рассадить сотрудников в офисе и выбрать рабочее место руководителю?

Привет, меня зовут Дмитрий Шигонов. Я управленец с 15-летним опытом, делюсь интересными историями и полезными советами.

Правильное расположение рабочих мест сотрудников в офисе – это искусство. От него зависит эффектность работы команды, отдела и всей компании.

Переезжаете ли вы в новый офис или перемещаете сотрудников внутри текущего офиса перед вами всё равно возникают вопросы:

1. Какое помещение лучше выбрать – открытого типа (open space) или закрытого типа (кабинеты)

2. Где расположить рабочее место руководителя

3. Как рассадить сотрудников в офисном пространстве

Многие руководители предпочитают выделять для себя просторные кабинеты, которые, с одной стороны, изолируют их от всех остальных сотрудников, а с другой – подчеркивают высокий статус. Кабинеты могут представлять из себя как 4 бетонных или кирпичных стены, так и прозрачный стеклянный «аквариум». Со стороны выглядит будто босс «плавает» в своём «аквариуме» и хватает воздух губами, поскольку его слов не слышно из-за толстых стен. При таком шоу появляется много любителей понаблюдать за жестами и мимикой начальника.

Поработав и в кабинетах, и в «аквариуме», я предпочитаю офисные помещения с открытым пространством без перегородок между сотрудниками. Более того, я всегда стремлюсь организовать своё рабочее место в самом центре офисного помещения.

Почему руководителю лучше находиться в центре open space, а не в отдельном кабинете

Много лет назад в книге «Дао Тойота» я прочитал про один из принципов бережливого производства:

Не делайте выводов о том, что вы не видели своими глазами.

Смысл в том, что для решения проблемы руководителю необходимо контролировать ситуацию лично, а не доверять рассказам сотрудников и их отчетам.

В книге приводится такой пример:

Фудзио Те, первый президент завода Toyota в американском Джорджтауне, каждое утро неподвижно стоял как минимум 15 минут в производственном цеху и наблюдал за работой. Со стороны казалось, что Фудзио Те просто замер на месте. Но на самом деле он искал ответы на вопросы. Соблюдены ли стандарты всех рабочих процессов? Готовы ли детали к тому моменту, когда они понадобятся рабочим? Как ведут себя лидеры команд?

Правильное расположение рабочих мест – это элемент бережливого управления. Крайне важно, чтобы руководитель находился максимально близко к своим сотрудникам, мог видеть и слышать их без помех. Это позволяет:

· оперативнее узнавать как позитивные, так и негативные новости

· точнее оценивать эмоциональный фон, настрой, мотивацию сотрудников

· предотвращать конфликтные ситуации в самом начале их развития

· разряжать напряженную рабочую атмосферу позитивной информацией

· моментально сообщать устно важные новости

Например, утром вы можете наблюдать:

· как сотрудники приветствуют вас и других коллег (бодро, приветливо или вяло, хмуро)

· как делятся информацией между собой (энергично, доброжелательно или отрывисто, раздраженно)

· как начинают рабочий день (с чая/кофе, обмена новостями с коллегами или молчаливого просмотра новостей в интернете, зависании в социальных сетях или мессенджерах)

· насколько опаздывают на работу и с каким видом при этом входят в офис (уверенно или стыдливо)

Эти и прочие сигналы в результате простого наблюдения за сотрудниками позволяют руководителю бережливо и эффективно выстраивать рабочий день сотрудников. Если у коллеги, например, заболел ребёнок, и он озабочен этим с самого утра, то нет смысла нагружать его сложными задачами и отчетностью. Мысли сотрудника будут явно далеко от данной работы.

Обратите внимание: Согреваемся в офисе! Как создать "теплый" интерьер?.

Понятно, что, закрывшись в отдельном кабинете, руководитель никогда не узнает об этом. Неведение босса относительно состояния своих коллег – одна из причин стресса сотрудников.

Если рабочее место руководителя располагается в центре, то как лучше разместить сотрудников?

Поделюсь некоторыми принципами, которыми я руководствуюсь при рассадке коллег в open space:

· опытные с новичками. Если в компании официально не принято выделять новичкам наставников на испытательный срок, то я предпочитаю разместить новичка между опытными сотрудниками, чтобы он мог задавать им любые вопросы.

· новички впереди босса. Прием на работу нового сотрудника – это ответственность руководителя. Обеспечить новичку максимально комфортные условия работы – это тоже задача руководителя. Поэтому я предпочитаю размещать рабочее место новичка впереди себя, чтобы наблюдать за его работой, поведением и адаптацией.

· заместители не обязательно должны сидеть слева и справа. Места рядом с боссом нужно выделять тем менеджерам, которые выполняют сложные задачи, проекты. При таком подходе менеджеры работают эффективнее, так как они видят свою значимость, а также могут в любой момент проконсультироваться у босса по своим задачам. Поэтому руководитель может регулярно менять сотрудников возле себя в зависимости от приоритетов и задач. В итоге получается, что данные рабочие места могут быть незакрепленными за конкретными сотрудниками.

· интроверты позади босса. Если руководитель сидит в центре офисного помещения, то самые элитные места располагаются за спиной босса. Почему элитные? Босс меньше видит сотрудников за спиной, но они видят то, что отражено на его мониторе. Работает ли он над годовым бюджетом, играет ли в покер или пасьянс «Косынка», смотрит интимные фото или выбирает новое авто – это всё видят сотрудники, сидящие за спиной. Поэтому я предпочитаю, чтобы за моей спиной располагались интроверты, которые умеют «держать язык за зубами». Обычно это менеджеры, которые только начинают делать карьеру. Они амбициозны, работоспособны и не склоны терять время на пустую болтовню. Они молча ценят доверие, которое оказывает им руководитель.

А у вас какая логика размещения сотрудников в офисе? Поделитесь опытом.

Ставьте лайк и подписывайтесь на мой канал.

Больше интересных статей здесь: Офис.

Источник статьи: Как рассадить сотрудников в офисе и выбрать рабочее место руководителю?.



Закрыть ☒