Постпандемические прогнозы сбылись - в офисы вернулись не все. Всё больше компаний отказываются от классического распорядка и предлагают сотрудникам гибридный формат - грамотное совмещение удаленной и офисной работы. Примеры из практики уже есть, так в России гибрид выбрали «Mail.Ru» и «Вымпелком», в скором времени к ним планирует присоединиться и «Авито». В новом материале разбираем, с какими сложностями может столкнуться коллектив при гибридном формате работы и как объединить сотрудников, которые попеременно работают в офисе и из дома.
Плюсы и минусы гибридного формата
По статистике 70% сотрудников хотели бы иметь возможность работать в смешанном режиме. И работодатели готовы идти им навстречу. По данным исследования Gartner, 82% компаний не против ввести формат гибридного офиса. И опыт, и данные исследований доказывают, что у подобного формата есть свои весомые преимущества:
- увеличение продуктивности - статистика показывает, что работая из дома, легче организовать короткие перерывы для отдыха, а заодно и восполнить свои силы;
- повышение удовлетворенности - согласно последним исследованиям, сотрудники, которые хотя бы раз в месяц работают из дома, чувствуют себя более счастливыми;
- уменьшение расходов - сотрудники получают возможность экономить на транспорте и бизнес-ланчах, а работодатели - на офисных издержках - порядка $11.000 в год на одного удаленного работника по данным Deloitte;
- снижение уровня текучки кадров - по статистике первого года пандемии с переходом на гибкий график работы текучка кадров в компаниях уменьшилась на 25%.
Помимо очевидных плюсов в новом формате есть и свои подводные камни:
- увеличение угроз для кибербезопасности - в распределенных командах любая информация может оказаться в открытом доступе. Контролировать безопасность устройств удаленных сотрудников от внешних атак, как и предотвратить случайную утечку информации, в разы сложнее;
- сложная гибридная система управления - когда часть сотрудников работает в офисе, а другая - удаленно, управлять командой становится совсем не просто. Как связать всех и не потерять ни одной детали, как выстроить систему коммуникаций и поощрения так, чтобы удалённые сотрудники не чувствовали себя обделенными и забытыми - менеджеры сталкиваются с десятками новых задач с первого дня нового формата;
- увеличение числа коротких обсуждений для принятия решения - у сотрудников больше нет возможности быстро прояснить свой вопрос, просто перекинувшись парой фраз с коллегой, который сидит в нескольких метрах. Для решения любой проблемы понадобится организовать звонок или встречу и в результате потратить часы рабочего времени;
- недостаток личного общения - приблизительно две трети сотрудников отмечают, что хотели бы проводить больше живых встреч с коллегами. Общение в видеосервисах не панацея, исследования в области нейробиологии доказывают - только при личном общении мы можем верно считать все вербальные и невербальные знаки - язык тела, настроение, интонацию - и более глубоко понять и сопереживать собеседнику;
- информационные пробелы - когда часть команды работает в офисе, сведения, которые появились в ходе живых обсуждений, могут не дойти до удаленных сотрудников и остаться внутри офисного коллектива;
- менее крепкие внутрикорпоративные связи - регулярные личные встречи полезны для развития отношений и необходимы для формирования атмосферы доверия. Именно поэтому такие компании, как Git Hub и Automattic, которые с самого основания на 100% работают в удаленном режиме, имеют офисы и организуют частые командные активности.
Если проблема кибербезопасности решается технически, то сложности коммуникативного характера потребуют времени и глубоких внутренних изменений. Рассмотрим, какие подходы помогут сгладить острые углы, предотвратить возможные трудности и сплотить членов распределенной команды.
Сделайте офис центром общения
В гибридном формате офис по-прежнему остаётся центром притяжения всей команды. Регулярно собирайте на одной площадке офисных и удаленных сотрудников, как для внутрикорпоративных активностей, так и для обучения и командной работы - мозгоштурмов, совещаний и планёрок для подведения промежуточных итогов по проекту и постановки новых задач. Для большей эффективности стоит также рассмотреть вариант изменения самого офисного пространства - удаленным сотрудникам уже не так нужны постоянные рабочие места в офисе, а вот области для групповой работы команд просто необходимы - компьютерные столы и стулья можно развернуть полукругом или вообще убрать до других времён, чтобы освободить место для живого общения и активных обсуждений.
Документируйте каждую деталь
Чтобы не допустить информационных пробелов, повсеместным правилом для сотрудников должно стать постоянное документирование всех рабочих процессов. Важность документирования невозможно переоценить - никто из нас не работает в одиночку, все задачи в компании взаимосвязаны. Появилось очередное обновление по процессу? Документируем и сообщаем сотрудникам об изменении.
Обратите внимание: Глаток горячего кофе после работы - неописуемое наслаждение!!!.
Прошла очередная встреча или обсуждение? Документируем и отправляем протокол встречи всем участникам. Важно, чтобы все данные были в открытом доступе и постоянно обновлялись. Грамотное документирование не только поможет держать всех сотрудников в курсе событий, но и существенно экономит время команды - со всей актуальной информацией по проекту сотрудники смогут ознакомиться самостоятельно и не мучить себя и коллег постоянными вопросами.Создайте единую базу знаний
При распределенной работе мы теряем возможность учиться на чужом опыте и делиться своими наработками с коллегами в формате живого общения. Особенно тяжело приходится новым сотрудникам, которые не могут получить нужную информацию, просто внимательно изучая, как работают их коллеги на местах. Теперь корпоративные знания не настолько доступны, и очень важно не допустить, чтобы накопленная база информации замкнулась на отдельных сотрудниках и перестала расширяться. Что можно сделать? По крупицам собрать уже наработанные данные в единой базе, открытой для всех, и постоянно поощрять сотрудников регулярно пополнять ее новыми наработками.
Активно встречайтесь в онлайн-пространстве
С переходом на гибрид корпоративная жизнь больше не ограничивается офисом, теперь команда функционирует и в виртуальном пространстве. У всех сотрудников, вне зависимости от того, где они работают - дома или в бизнес-центре, должны быть равные возможности и условия. В офисе есть кофепойнт? Отлично, значит, нам нужен виртуальный кофейный уголок, где могут встретиться удалённые и офисные сотрудники. Коллеги собираются в холле, чтобы поиграть в пинг-понг? Здорово, спортивную активность развиваем и в онлайне - устраиваем марафон вне границ для всех сотрудников. Сложнее заменить живое неформальное общение, но и здесь есть свои подходы - как вариант, всегда можно создать группу или ветку в корпоративном мессенджере с возможность анонимного комментирования и предложить сотрудникам поделиться своими мыслями - благодарностями, жалобами, просьбами, страхами, при желании инкогнито. Получится своеобразный эффект популярного в соцсетях сообщества «Подслушано», где люди не боятся рассказать о том, что их по-настоящему беспокоит или радует.
Мы в Brand Lovers понимаем, насколько сложным может оказаться переход к новому формату работы. Для всех, кто уже вводит гибрид, мы подготовили краткий чек-лист по реализации комплексного HR-проекта гибридного офиса, его можно найти и скачать здесь. Готовы помочь и делом - проконсультировать по самым острым проблемам, организовать внутрикорпоративные активности в онлайн и офлайн формате или подготовить полноценную стратегию перехода и адаптации коллектива к гибридному офису. Обращайтесь к нам с любыми вопросами и помните, мы всегда рядом!
Агентство Brand Lovers
Больше интересных статей здесь: Офис.
Источник статьи: «Ты тут, я там», или как объединить команду при гибридном формате работы.