Этапы офисного переезда
Процесс переезда офиса — это комплексное мероприятие, которое для успешной реализации требует четкого планирования. Его можно логически разделить на четыре ключевых этапа:
- Принятие стратегического решения о целесообразности и сроках переезда.
- Поиск и выбор надежного подрядчика (мувинговой компании).
- Тщательная подготовка сотрудников, имущества и документов.
- Непосредственно переезд и последующее обустройство на новом месте.
Этап 1: Принятие решения и предварительное планирование
Первым делом необходимо взвесить все «за» и «против»: оценить потенциальные выгоды от нового расположения, сопоставить их с предстоящими расходами и организационными сложностями. Если решение положительное, сразу приступайте к формированию предварительного бюджета и графика. Для крупных компаний планирование может начаться за несколько месяцев или даже лет до события.
Ключевой риск на этом этапе — неверная оценка бюджета. Чтобы его избежать, важно правильно подойти к выбору подрядчика. Сформулируйте четкие требования: опыт компании, наличие отзывов, спектр услуг (от простой перевозки до полного цикла «под ключ» с упаковкой, сборкой и расстановкой мебели).
Первичные запросы в компании лучше делать не по телефону, а в ходе очных встреч. Однако для первого звонка подготовьте следующую информацию:
- Детальный список имущества: количество и габариты каждого предмета мебели, необходимость его разборки.
- Желаемые сроки: учтите, что переезд в выходные может стоить дороже.
- Особые грузы: выделите хрупкое, дорогое или тяжелое оборудование (сейфы, серверы), требующее особых условий.
- Особенности локаций: этажи, наличие и размеры грузового лифта, особенности подъезда.
Проведение нескольких встреч с разными подрядчиками и анализ их коммерческих предложений — это инвестиция времени, которая окупится. Обращайте внимание на детализацию КП: кроме цены, в нем должен быть план работ, график, расчет ресурсов. Это позволит сравнить предложения объективно и выбрать оптимальный вариант.
Этап 2: Выбор подрядчика и заключение договора
На этом этапе вы определяетесь с мувинговой компанией, согласовываете все условия и подписываете договор. Основные риски здесь:
- Выбор компании, у которой не хватает ресурсов или опыта для масштабного офисного переезда.
- Подписание неполноценного договора, в котором не прописаны сроки, итоговая стоимость и ответственность исполнителя.
На что обратить внимание при выборе:
- Ресурсы: состояние и количество автомобилей, квалификация грузчиков, качество упаковочных материалов.
- Опыт: убедитесь, что у компании есть успешные кейсы именно по офисным переездам, а не только по квартирным.
- Коммуникация: насколько компания пунктуальна и готова решать ваши задачи. Это индикатор будущего качества услуг.
- Цена: если предложение одной компании сильно дешевле остальных, выясните причину. Возможно, занижена стоимость работ или не учтены важные этапы (например, сборка мебели).
- Страхование: наличие полиса ответственности перед третьими лицами критически важно. В случае повреждения имущества бизнес-центра отвечать будет подрядчик, а не ваша компания.
Все согласованные условия — перечень имущества, график, стоимость, ответственность сторон — должны быть детально зафиксированы в договоре. Только после его подписания можно переходить к практической подготовке.
Этап 3: Подготовка к переезду
После выбора подрядчика успех на 90% зависит от вашей внутренней подготовки. Чем она тщательнее, тем меньше шансов на задержки и непредвиденные расходы.
Первоочередные действия:
- Информирование сотрудников: сообщите дату переезда, ФИО ответственного, новые места расположения отделов, правила подготовки рабочих мест. Используйте корпоративную рассылку.
- Создание плана расстановки мебели в новом офисе с проверкой всех размеров. Ошибка здесь может привести к необходимости покупки новой мебели.
Интересное: Столы с перегородками для офиса. Как выбрать?.
- Согласование условий с администрациями бизнес-центров: график использования лифта, парковка для грузовиков.
- Маркировка и упаковка:
- Личные вещи сотрудников упаковываются в коробки среднего размера (например, 40*30*30 см), которые удобно переносить. Крупные коробки, заполненные «под завязку», могут порваться.
- Все коробки и элементы мебели подписываются крупно и разборчиво с указанием отдела, содержимого и отметкой «Хрупкое». Используйте малярный скотч, так как бумажные стикеры отклеиваются.
- Упаковочные материалы можно заказать у подрядчика с доставкой заранее.
- Организационные моменты: передайте службе охраны списки сотрудников и номеров машин мувинговой компании, заранее забронируйте места для парковки грузовиков. Также проверьте отсутствие задолженности по аренде — это может стать неприятным сюрпризом в день переезда.
Постоянно поддерживайте связь с представителем подрядчика для корректировки планов.
Этап 4: День переезда и обустройство
Если подготовка проведена качественно, финальный этап пройдет гладко.
Рекомендации на день «Х»:
- Назначьте двух ответственных сотрудников — по одному в старом и новом офисе. У них должны быть контакты прораба от подрядчика и планы расстановки мебели.
- Разместите увеличенные схемы расстановки при входе в новый офис.
- Избегайте одновременной работы разных подрядчиков (муверы, IT-специалисты, клининг) в одном помещении — это повышает риск повреждений и путаницы.
- Организуйте «комнату находок» для вещей с неразборчивыми пометками.
После завершения переезда хорошая мувинговая компания не только вывезет мусор, но и готова приехать на следующий день для помощи в окончательной расстановке мебели по просьбам сотрудников.
Когда все на своих местах, сотрудники обустроят рабочие пространства, и офис будет готов к новым трудовым достижениям.
Интересное еще здесь: Офис.
