Организация переезда офиса

Организация переезда офиса

Условно переезд офиса можно разделить на следующие этапы:

  • принятие решения о переезде;
  • выбор подрядчика;
  • подготовка к переезду;
  • переезд и обустройство.

Переезжать или не переезжать… Принимаем решение

Если такая идея возникла, то необходимо определиться, насколько целесообразно переезжать, какие предстоят расходы и насколько велики будут выгоды от переезда. В случае положительного решения необходимо начать планировать свои расходы и ориентировочные сроки переезда.

В зависимости от масштабов компании планирование может начаться за 3 месяца, а может и за несколько лет до предполагаемого переезда.

На данном этапе опасным моментом может являться некорректная оценка предварительного бюджета переезда. Чтобы этот риск минимизировать, уделите внимание двум моментам: кому звонить и что спрашивать.

Сразу очертите круг требований, которым должна отвечать компания-подрядчик. Опыт работы, отзывы и рекомендации, спектр оказываемых услуг, есть ли служба контроля качества, как говорится, важна каждая мелочь. Определите, какие работы потребуется выполнить. Чьими силами осуществлять упаковку вещей и мебели, нужно ли только перевезти вещи, кто будет разбирать, собирать и расставлять мебель на новом месте, потребуется ли навеска полок, а может быть необходим весь этот объем работ? Подыскивайте компании, которые смогут удовлетворить все ваши запросы.

Часто при формировании бюджета на переезд исходят из данных, полученных в результате обзвона нескольких компаний. Специалист, ответивший на ваш звонок, не видит всей картины, поэтому может озвучить цифры весьма приблизительные.

Какую первичную информацию точно нужно озвучить при первом телефонном звонке:

  1. Действительный объем перевозимого имущества. Важно вспомнить все: количество стульев и кресел, размеры столов, сколько полок в каждом из шкафов, надо ли разбирать мебель или же часть мебели можно перевезти в собранном виде.
  2. Необходимые сроки, в которые должен быть осуществлен переезд. Возможно, вам важно переехать за выходные, чтобы в понедельник все сотрудники могли выйти на свои рабочие места. В свою очередь у компаний-подрядчиков может быть наценка на работу в выходные дни, это стоит учитывать.
  3. Есть ли оборудование или мебель, требующие особого внимания при переезде. Например, дорогостоящая мебель из кабинета директора, или особо тяжелый сейф. Все это потребует дополнительных ресурсов и соответствующей квалификации сотрудников мувинговой компании.
  4. Обозначить особенности помещений, как при выезде, так и въезде: с какого на какой этаж планируется переезд, какие есть лифты, лестницы.

Разумеется, даже такое дело как обзвон не стоит поручать секретарю, который не владеет полным объемом информации. Такие нюансы знает только специалист, обеспечивающий бесперебойную хозяйственную деятельность офиса.

Ограничиваться телефонными переговорами не стоит. Лучше всего проведите несколько встреч-консультаций, по результатам которых специалисты мувинговых компаний вышлют вам подробные коммерческие предложения с учетом ваших пожеланий. К тому же по оформлению и содержанию коммерческого предложения вы сможете оценить профессионализм каждой из компаний. Чем более полную информацию потенциальный подрядчик вам предоставит, тем лучше. Пусть это будет не только предполагаемая стоимость переезда, но и график, план переезда, расчет количества ресурсов, образец документации. Настройтесь на то, что вам придется потратить немало времени на встречи и получение коммерческих предложений от мувинговых компаний, но в итоге полученная информация позволит вам оптимизировать весь процесс офисного переезда. Вы обманете сами себя, если не уделите данному этапу должного внимания.

Сравниваем сравниваемое

На втором этапе происходит выбор мувинговой компании: подготовка тендерной документации, проведение тендера, определение условий переезда, заключение договора.
Какие подводные камни встречаются на данном этапе:

  1. выбор подрядчика, не обладающего необходимыми для реализации проекта ресурсами;
  2. подписание договора, не содержащего принципиально важные положения (ответственность исполнителя за сохранность имущества компании и третьих лиц, соблюдение сроков переезда, информация об итоговой стоимости переезда).

При выборе мувинговой компании, во-первых, принципиально важно убедиться в том, что у компании есть все необходимые для организации вашего переезда ресурсы, и что эти ресурсы нужного вам качества. Запросите информацию о состоянии грузового транспорта для переездов, количестве профессиональных грузчиков, работающих в штате, какие инструменты и упаковку используют при работе. 


Во-вторых, получите подтверждение того, что у компании есть опыт организации подобных проектов на постоянной основе, а не эпизодически. Имейте в виду, что принцип организации крупномасштабного переезда офиса отличается от организации небольших и недорогих квартирных переездов. Учтите эти нюансы при формировании требований к мувинговой компании

В-третьих, необходимо убедиться в том, что компания может общаться с вами на одном языке, готова искать решение именно вашей задачи. Обратите внимание на подходы компании к коммуникациям с клиентами – насколько сотрудники пунктуальны, соблюдают достигнутые договоренности, оперативно реагируют на ваши запросы. Не сомневайтесь, как сотрудники относятся к переговорам, таким же образом они отнесутся и к вашему переезду.

Если при выборе из 5-7 компаний предложение одной из них сильно отличается от предложений остальных участников. В чем может быть подвох?

Стоимость будет складываться из следующих составляющих: работа специалистов, количество упаковочных материалов и аренда автомобиля. Сравните тарифы по каждому из этих пунктов. Вполне возможно, что у компании не хватает опыта в планировании крупных переездов, и специалист не в силах адекватно оценить объем работ и количество времени. Уточните у представителя компании, все ли работы включены в КП, например, по обустройству нового офиса. Также есть опасность, что цены сильно занижены, чтобы заполучить ваш заказ любой ценой. Большой вопрос, как потом такая компания будет выполнять свои обязательства.

Крайне желательно наличие у мувинговой компании полиса страхования гражданской ответственности и ответственности перед третьими лицами. В случае повреждения, например, отделки помещений бизнес-центра, уже не ваша компания будет отвечать перед бизнес-центром, а подрядчик. Таким образом, вы избежите возможных конфликтов с администрацией бизнес-центра.

После того как вы выбрали мувинговую компанию, с ней заключается договор на оказание услуг. На этом этапе вы уже четко представляете условия проведения переезда: перечень имущества, последовательность перемещения имущества, график осуществления работ, перечень услуг и пр. Все это нужно обязательно зафиксировать в договоре. Необходимо убедиться, что в договоре зафиксирован график переезда, точные сроки его начала и окончания (или же процедура корректировки сроков, если точные даты переезда еще не определены), ответственность исполнителя за сохранность имущества вашей компании и третьих лиц, ответственность за соблюдение сроков.

После подписания договора можно назначать ответственных за подготовку к переезду.

Готовимся к переезду

Итак, мувинговая компания выбранa ;). Теперь успех мероприятия на 90% зависит от того насколько тщательно вы подготовились. Чем больше внимания вы уделите этапу подготовки, тем ниже вероятность, что переезд станет дольше и дороже (это две главные опасности в процессе переезда).

Предупредите всех сотрудников о дате переезда, кто ответственный за переезд, к кому можно обращаться с вопросами, номера кабинетов в новом офисе для каждого из отделов, к какому сроку и каким образом каждый сотрудник должен подготовить свое рабочее место. Будет полезно сделать внутри компании электронную рассылку с этой информацией.

Что можно и нужно подготовить заранее?

Во-первых, план расстановки мебели в новом офисе.

Интересное: Столы с перегородками для офиса. Как выбрать?.

Случается, на плане все выглядит хорошо, а на деле, в новом офисе мебель не вписывается в пространство. Бывали случаи, когда компания была вынуждена покупать новую мебель подходящих размеров. Во-вторых, нужно выяснить у администраций бизнес-центров (по обоим адресам) возможности и сроки пользования лифтом. Вся эта информация потребуется мувинговой компании для разработки графика переезда. В-третьих, очень важно, чтобы к моменту начала переезда все рабочие места были максимально подготовлены. Все личные вещи сотрудников должны быть упакованы, а упаковки подписаны соответствующим образом; мебель и оргтехника промаркированы. Хотим дать несколько полезных рекомендаций по упаковке личных вещей. Для упаковки удобнее купить картонные коробки для переезда с доставкой (например, 40*30*30 см). Такие короба подойдут для упаковки документации и канцелярских принадлежностей, они достаточно удобны для переноски. Если вы будете использовать короба большего размера, то не заполняйте их полностью, иначе они станут неподъемными, к тому же есть риск, что картон не выдержит нагрузки, и дно короба порвется в самый неожиданный момент. Все коробки нужно подписать крупными буквами на верхней и боковой части. Если это что-то особо ценное или хрупкое, то это надо написать на коробке в первую очередь. Мебель тоже необходимо промаркировать. Для этого на все элементы мебели нужно наклеить кусочки малярного скотча и подробно подписать. Привычные офисные стикеры не подойдут для этой цели, потому что могут отклеиться во время погрузки и перевозки. Все необходимые упаковочные материалы для переезда с заблаговременной доставкой вы можете заказать у подрядчика.  Попросите мувинговую компанию заранее подготовить списки сотрудников и номера машин, которые будут работать во время переезда. Передайте списки в собственную службу безопасности для проверки (если она у вас есть), а также в службу охраны бизнес-центра(ов). Убедитесь, что все в порядке. Это позволит избежать простоя во время переезда в связи с недопуском сотрудников компании-перевозчика на территорию бизнес-центра. Убедитесь, что в день переезда автомобили компании-перевозчика смогут подъехать ко входу в бизнес-центр. При необходимости заранее забронируйте место на парковке. Не стоит обходить стороной один щекотливый момент. Убедитесь, что у вашей компании нет задолженности перед арендодателем. Вас об этом могут не предупредить, но в ответственный момент транспорт мувинговой компании могут не впустить на территорию бизнес-центра, либо, наоборот, не выпустить полностью загруженные машины. Постоянно контактируйте с представителем мувинговой компании. Совместно проводите подготовительные работы, корректируйте первоначальные планы. Это поможет осуществить переезд максимально эффективно и быстро.

Для вашего удобства мы подготовили образец - это ориентировочный план переезда, точнее список необходимых дел для его подготовки и проведения.

Поехали!

Если подготовка прошла в полном объеме, то теперь остается только загрузить автомобили и ехать обживать пространство нового офиса.

Назначьте как минимум двух ответственных сотрудников компании, по одному дежурному на каждый офис (прежний и будущий). Каждому из дежурных должны быть известны контакты ответственных сотрудников мувинговой компании, которые осуществляют ваш переезд. Снабдите сотрудников распечатанными планами расстановки мебели в новом офисе.

Повесьте увеличенные схемы при входе в новый офис — это значительно ускорит процесс переезда.

Чтобы на месте переезда в новом офисе не возникла «куча мала», не допускайте в одно помещение разных подрядчиков (мувинговая компания, айтишники, клиниг, хозслужба). Во-первых, они будут друг другу мешать, во-вторых, возрастает риск пропажи или повреждения имущества. Потом выяснить, кто виноват, будет весьма проблематично.

Организуйте в новом офисе «комнату находок». В нее можно поставить коробки или вещи, которые неразборчиво или некорректно подписаны и не удалось определить их принадлежность. Сотрудники, вещи которых не «доедут» до рабочего места, смогут быстро найти их и приступить к работе.

Итак, переезд практически закончен, осталось только обустроиться на новом месте. Сотрудники ответственной мувинговой компании не только уберут весь мусор, оставшийся после переезда, но и не поленятся приехать к вам на следующий день. Как показывает опыт, именно тогда сотрудники начинают обживать пространство и передвигать мебель на свой вкус. Помощь сотрудников мувинговой компании будет очень кстати.

Теперь можно вздохнуть с облегчением. Новый вид из окна радует глаз. Сотрудники расставили свои кактусы, развесили календари, разложили по ящикам карандаши и игрушки-антистрессы, и готовы к новым трудовым подвигам. В добрый путь!

Интересное еще здесь: Офис.

Организация переезда офиса.



Закрыть ☒