Большинство компаний периодически задаются одним важным для себя вопросом - как снять офис в аренду. Как выбрать офис, который бы удовлетворял всем потребностям руководства и сотрудников. Как найти офис с идеальной локацией, которая подходила бы всем. Где на просторах интернета искать актуальную и подробную информацию об аренде офисной недвижимости напрямую от собственника или от проверенных профессионалов рынка офисной недвижимости. Как не арендовать по ставке выше рынка и как уберечь себя от недобросовестных арендодателей и посредников. В этой статье мы дадим предметные советы и распишем пошаговую инструкцию для арендаторов.
8 правил, которые нужно выполнить до подписания договора аренды офиса.
1. Рассчитать полезную площадь и максимальную арендную плату за офис в месяц.
2. Учесть перспективы развития своей компании.
3. Определить границы на карте, где должен располагаться офис и максимальную шаговую доступность от метро/МЦК/МЦД.
4. Записать список ограничений (регистрация юр. лица, конкретная налоговая и тд)
5. Найти 8-10 вариантов аренды офиса в интернете или обратиться в проверенное агентство недвижимости.
6. Отобрать 3 самых лучших варианта и провести коммерческие переговоры.
7. Оставить 2 варианта и провести юридические переговоры и проверку арендодателя.
8. Сделать правильный выбор
Теперь подробнее про каждое правило. Аренда офиса достаточно простая задача, если подходить к ней с умом и внимательно.
1. Рассчитать полезную площадь и максимальную арендную плату за офис в месяц.
Коллектив уже набран, вы знаете, сколько человек будет работать в офисе в ближайшие полгода-год? Отлично, считать проще. Если же пока ничего не известно, то будет сложнее. Не стоит снимать офис «на вырост» – будете ли вы расти, еще не известно, а заплатить за чрезмерную площадь придется сразу.
Приводить какие-то формулы смысла нет, так как рабочие места у всех разные: кому-то достаточно небольшого письменного стола, а кому-то нужно два, и побольше. Не забудьте, что нужны еще шкафы для документов, место для принтера, возможно переговорная комната и другие инфраструктурные места. На листочке в клеточку от руки каждый сможет нарисовать примерную схему будущего офиса и подсчитать достаточную площадь.
Для примера можно привести такие цифры:
- минимальная полезная площадь на 1 сотрудника с учетом общих зон в open-space (открытое пространство) составляет 3-4 кв.м
- средняя полезная площадь равна 7-8 кв.м
- просторный офис будет при расчете 12-15 кв.м. на 1 сотрудника
Касательно арендной платы, здесь сложно дать четкий совет, т.к. каждый бизнес сам решает какую фиксированную часть затрат он готов отдавать на офис и комфорт своих сотрудников. Не забывайте, что при заключении договора аренды офиса потребуется сразу заплатить одну-две месячные арендные платы, в зависимости от условий договора аренды. К тому же первый месяц пролетит быстро, лучше держать про запас деньги на следующий платеж. Если нужен ремонт – необходимо учесть и эти расходы. Нет мебели в офисе - придется покупать.
2. Учесть перспективы развития своей компании.
Переплачивать за большой офис сразу нерационально, однако руководители и собственники бизнеса должны просчитывать развитие событий на несколько шагов вперед.
Вам со временем понадобится склад? Отдавайте предпочтение офисам, сдающимся в тех бизнес-центрах или на предприятиях, расположенных рядом со складским терминалом или промышленной зоной.
Нужны будут производственные помещения? Тогда офис лучше снять на предприятиях, где сдают в аренду офисные и рабочие площади. Конечно, производство может находиться и за пределами города, однако его надо контролировать, так что сразу лучше предусмотреть удобство сообщения. Нерационально ездить через весь город, особенно, если речь идет о Москве или Санкт-Петербурге.
Вы полны самых радужных надежд на блестящие перспективы и собирались снять офис побольше? Лучше просто выбирайте бизнес-центр большой общей площади. В нем всегда найдутся пустые помещения, так что проблем с поиском большего не возникнет. А начинать все-таки лучше с того, что поскромнее.
3. Определить границы на карте, где должен располагаться офис и максимальную шаговую доступность от метро/МЦК/МЦД.
При открытии компании, как правило, штат небольшой, поэтому можно выслушать и учесть пожелания всех партнеров или работников.
Интересное: Надежный застройщик. Как выбрать?.
Необходимо, чтобы до офиса было удобно добираться: рядом должны быть остановки общественного транспорта или удобные, желательно бесплатные или оплачиваемые компанией, парковки. Также нужна развитая инфраструктура: магазины, кафе, аптеки.
Контрагентам – клиентам и поставщикам – должно быть удобно и комфортно с вами работать. Если клиенты будут приезжать в офис, нужно подумать о респектабельности, особенно при работе с физическими лицами при оказании услуг. Должна быть предусмотрена возможность комфортного прохода, бесплатной парковки.
Без конкурентов не обходится ни одно дело: все уже придумано, опробовано, организовано. В зависимости от специфики бизнеса нужно понять, как выгоднее расположиться: поближе к ним или подальше.
Место, где будет арендован офис, выбирают исходя из интересов нескольких сторон:
- сотрудников;
- контрагентов;
- конкурентов.
4. Записать список ограничений (регистрация юр лица, конкретная налоговая и тд)
По существующему законодательству фирма должна находиться там, где зарегистрирована. Адрес регистрации доступен всем в интернете, по нему могут искать или проверять компанию клиенты и партнеры. Домашний адрес одного из учредителей – плохая идея, если только речь не идет об ИП.
Не стоит пользоваться сомнительными услугами тех, кто предоставляет просто адрес. Регистрация там, где кроме вас еще несколько тысяч фирм, вызовет ненужные вопросы и опасения будущих партнеров. Да и налоговая бдительнее смотрит на тех, кто зарегистрирован в месте с дурной репутацией.
Не в каждом бизнес-центре или предприятии возможно получение официальной «прописки». Обязательно нужно уточнить такую возможность у представителя будущего арендодателя.
Помимо юридического адреса, могут быть и другие “ограничения/требования”, к примеру вы хотите относиться к определенной налоговой инспекции или вам нужна высота потолка в чистоте не менее 3м.
Составьте полный перечень таких требования к аренде офиса и держите его под рукой, чтобы при выборе вариантов всегда указывать данные критерии.
5. Найти 8-10 вариантов аренды офиса в интернете или обратиться в проверенное агентство недвижимости.
Обязательно подберите и посмотрите вживую несколько вариантов, лучше не менее 8.
Фотографии в интернете – штука обманчивая: что-то выглядит хуже, чем на самом деле, но чаще – наоборот. Только живой просмотр и только того помещения, в которое будете переезжать. Слова о том, что «там сейчас занято, но оно такое же» должны насторожить. Даже если еще не съехал предыдущий арендатор, он вряд ли откажется впустить людей для просмотра. Не показывают – значит, есть что скрывать.
Поговорить с будущими соседями не всегда получается, но поищите отзывы об арендодателе в интернете. Положительными впечатлениями люди делятся редко, их отсутствие не должно смутить (да их и заказать можно), а вот обилие отрицательных, да еще и с указанием причины негатива – прямое показание поискать что-нибудь еще.
Даже если вам все понравилось, не торопитесь подписывать договор сразу. Возьмите проект с собой для внимательного изучения, договоритесь встретиться в ближайшие дни. Все равно посмотрите все варианты!
На что стоит обратить внимание перед тем, как выбрать офис из просмотренных вариантов.
Тщательно проанализируйте имеющиеся варианты. Обратите внимание на некоторые моменты, которые могут быть с подвохом:
- Условия досрочного расторжения договора. Во-первых, вы должны иметь на это право. Во-вторых, срок, за который нужно предупредить о расторжении, должен быть разумным. В-третьих, должен быть предусмотрен возврат залогового платежа или его учет в счет стоимости последнего месяца аренды.
- Оплата коммунальных услуг, уборки, интернета и электричества. Некоторые арендодатели включают в арендную плату весь комплекс. А некоторые не разрешают проводить кабели связи, вынуждая пользоваться услугами дорогого провайдера, с которым у них заключен договор, или обяжут переплачивать за уборку, вывоз мусора и т.п. Не попадитесь!
- Возможность свободного доступа на парковку и в помещение. Иногда за проход каждого человека арендатор должен платить, за машину на стоянке – тем более. Подсчитайте, в какую сумму обойдутся вам посещения клиентов, да и доступ сотрудников.
- Если ремонт вы должны сделать сами, нужно предусмотреть пункты, запрещающие повышать арендную плату в течение какого-то срока и разрывать договор по инициативе арендодателя. Историй о том, как арендатор привел в порядок помещение, и был из него выставлен – сколько угодно. Лучше въехать в готовое к работе помещение, чем рисковать.
6. Отобрать 3 самых лучших варианта и провести коммерческие переговоры.
После того, как вы посмотрели 8-10 вариантов, задали все вопросы потенциальным арендодателям, остановитесь на 2-3 вариантах. Запросите подробное коммерческое предложение у каждого, прокомментируйте их, торгуйтесь по условиям, допишите важные для вас условия и сформируйте финальный вариант КП. В процессе переговоров вы поймете с кем из будущих партнеров вам приятнее и комфортнее общаться, кто больше идет на уступки и кто выдвигает адекватные офису требования и условия.
7. Оставить 2 варианта и провести юридические переговоры и проверку арендодателя.
Осталось совсем чуть-чуть и вы подпишите договор аренды офиса, но сначала нужно его изучить и проверить через известные сервисы или с помощью своих юристов “чистоту” вашего будущего арендодателя. Всегда оставляйте запасной вариант для аренды, иногда в самый последний момент выясняются разные факты, которые заставят вас отказаться от подписания договора с этой компанией или, совсем банально, кто-то арендует офис раньше вас и вы можете остаться ни с чем.
8. Сделать правильный выбор
Не торопитесь с выбором, посмотрите больше вариантов аренды офиса и подпишитесь на новые предложения. Часто идеальный офис, в котором вам будет приятно и удобно работать, находится самым последним.
Интересное еще здесь: Недвижимость.
Как выбрать офис? Пошаговая инструкция.