Меня зовут Андрей Завидонов и я более 15 лет работаю в административно хозяйственной области в крупных компаниях с большой численностью сотрудников и разветвленной сетью офисов. Успел познакомиться с особенностями работы разных отраслей. Работал в ритейле, в банковской сфере, в добывающих компаниях. В этом обзоре хочу поделиться своим опытом оптимизации затрат в крупных компаниях. Возможно значительная часть из описанного ниже уже внедрена и успешно применяется в Вашей организации, тем не менее я бы действовал следующим образом:
Превентивное управление закупками – построение системы планирования не от факта предыдущих расходов, а от плана будущих проектов/доходов. Обязательная связь будущих расходов с доходными статьями бизнес-плана; выработка и контроль основных финансовых показателей например «отношение расходов к доходам не выше 70%», «доля ФОТ в выручке не более 10%», «оборачиваемость складских запасов в целом и в разрезе конкретных позиций не выше 60 дней»; выявление драйверов и формирование основных нормативов на расходные статьи бюджета; организация системы контроля закупок/заказов с разбивкой по неделям, месяцам с обязательной привязкой к выполнению доходной части проектов/работ и к выполнению нормативов по оборачиваемости складских запасов в разрезе закупаемых позиций. Данную работу может выполнять группа или отдел по анализу и планированию закупок в которую стекаются предварительные заявки/потребности на квартал, полугодие, год и подвергаются централизованной проверке на соответствие выработанным критериям.
Финансовая дисциплина - Обратной стороной финансового планирования является соблюдение жесткой финансовой дисциплины. Решения, принятые руководителями и зафиксированные в бюджете, могут быть нарушены только в исключительных случаях. Руководство предприятия является главным агентом в процессе сокращения издержек. От готовности Руководителей следовать планам будет сильно зависеть отношение к этому вопросу подчиненных. Необходимо помнить: сотрудники предприятия готовы тратить много и с радостью. Чтобы предотвратить непроизводительные расходы, необходимо поставить "промежуточный заслон": все решения о неплановых затратах должны утверждаться «Комитетом по расходам» который следит за обоснованностью требований и отсекает неоправданные расходы. Данная функция всегда находится в руках Финансовой дирекции.
Учет и контроль - Важно, чтобы руководители имели на руках объективную информацию о расходах и запасах. Сведения должны быть сформулированы и интерпретированы в понятной руководителю терминологии, чтобы на их основании можно было принимать решения об управленческом воздействии. Как только организация начинает измерять существенные элементы затрат, появляется возможность в рамках программы сокращения издержек ставить цели руководителям подразделений в отношении конкретных позиций и статей затрат. Чем более детально сформулирована задача, тем выше вероятность ее исполнения. Опыт успешных компаний подтверждает: измерение — это контроль. Данная задача может быть выполнена только с использованием автоматизации работы закупщиков и использования программ складского учета. Систематический контроль запасов организуется с участием Контрольно-ревизионного отдела.
Необходимо провести работу по снижению затрат в три этапа:
1. Экспресс-сокращение можно осуществить в течение одного двух месяцев.
2. Быстрое сокращение потребует до полугода.
3. Планомерное сокращение предполагает работу в течение нескольких лет.
Экспресс-сокращение - На этом этапе принимается решение о немедленном прекращении финансирования тех статей расходов, которые руководство считает недопустимыми при текущем финансовом положении предприятия. Следуем простому принципу – мы не работаем в убыток и можем потратить только то, что зарабатываем.
Интересное: Как собрать компьютер своими руками? 1 часть..
Отказываемся от тех затрат, от которых можно отказаться быстро и без существенного влияния на доходы. Необходимо провести максимально детальную инвентаризацию расходов организации. Определить категории (значимости) каждой статьи расходов и провести анализ последствий отказа от неоправданных трат. Утверждать решения лучше на коллективных встречах с участием руководителей всех ключевых подразделений. Избавившись от ненужных расходов и ограничив допустимые, можно переходить ко второму этапу.Быстрое сокращение - На этом этапе предприятие осуществляет шаги организационно-технического характера, позволяющие снизить до приемлемого уровня постоянные и переменные расходы компании. Возможен следующий вариант действий:
На совещании ("мозговом штурме") определяются основные факторы, влияющие на появление той или иной статьи затрат. Выбираются способы, позволяющие добиться снижения издержек по каждой статье. К примеру, на стоимость материалов может влиять следующее: закупочные цены; потребность в объеме закупок, определяемая технологией; перерасход, связанный с неточным соблюдением технологии и высоким уровнем брака; Таким образом, намечаются четыре направления работы: (а) снижение закупочных цен; (б) анализ обоснованности применяемой технологии производства и выбор самой экономичной; (в) выявление причин перерасхода и усовершенствование наиболее "бракодельных" технологий.
Сокращение затрат на материалы – организация тендерных процедур.
Сокращение накладных расходов:
Аренда – сокращение площадей, торг и снижение ставок аренды, переезд на более дешевые площади,
Охрана – сокращение физической охраны и переход на видеонаблюдение и тревожные сигнализации, страхование объектов,
Транспорт – переход на аутсорсинг, тендеры
Телекоммуникации и Лицензии на ПО – ограничение кол-ва пользователей
Сокращение фонда оплаты труда:
Проработка функциональной структуры организации. Выработка нормативов на кол-во сотрудников от продуктивности и объемов задач.
Систематическое сокращение - На этом этапе предприятие инициирует ряд проектов организационного изменения, каждый из которых может оказать существенное влияние на уровень издержек. Поскольку речь идет о проектах высокого уровня приоритетности, для каждого рекомендуется назначить менеджеров, персонально отвечающих за реализацию всех этапов проекта и уделяющих этому значительную часть рабочего времени. Руководитель должен обладать достаточными полномочиями, поскольку предлагаемые им решения найдут отражение в новых регламентах работы, организационных схемах, изменении производственных технологий, подчиненности, способов оплаты и т.п.
Систематическое сокращение издержек связано с улучшением управления по трем направлениям: инвестиции, закупки, производственные процессы
Инвестиции – Внедрение двухступенчатого отбора инвестиционных проектов. На первом этапе подразделение, инициирующее проект, готовит предварительную заявку с обоснованием его целесообразности. После отсева менее конкурентоспособных идей на втором этапе проводится детальный расчет технико-экономического обоснования проекта. После этого отбираются проекты, имеющие наилучшие экономические показатели (срок окупаемости, норма доходности и пр.)
Централизация закупок - Во многих компаниях подразделения самостоятельно принимают решение о закупке и подписывают контракты о поставке. Это создает "эффект дуршлага": закупщики управляют только частью закупочного бюджета, финансовые ресурсы предприятия утекают из множества "отверстий" (центров затрат). Централизация закупочного бюджета, привлечение профессиональных закупщиков к поиску поставщика, процессу переговоров о цене и подписанию контракта может существенно улучшить контроль над образованием затрат и снизить стоимость.
Информационное обеспечение закупок - Формирование базы данных поставщиков и договоров, номенклатурного справочника позволяет упростить каждодневную работу закупщиков, повысить прозрачность процесса закупки для руководителя, исключить дублирование поставок и при необходимости консолидировать однотипную номенклатуру у одного крупного поставщика. Имеет смысл проводить регулярный мониторинг рынков сырья и материалов. Можно рекомендовать наладить обмен информацией с другими участниками отрасли и т.п. В некоторых случаях выгодно вступать в закупочные союзы/кооперативы. Для продукции и услуг, отличающихся большой доступностью на рынке, ввести механизм открытых тендеров. Для специальной продукции — выстроить систему управления поставщиками. Чтобы новая компания стала поставщиком требуется аттестация на соответствие ряду критериев. Поставщик должен иметь возможность развиваться, поэтому снижать цены до предела нельзя, они должны быть устойчивыми. Если хочешь иметь более низкую цену, нужно сначала помочь поставщику повысить эффективность его производства.
С уважением,
Ваш Административный директор
О других особенностях работы в офисе вы можете узнать в материалах:
Безопасный офис - считается что работа в офисе не несет в себе никаких рисков, но и в ней есть свои «подводные камни». https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/bezopasnyi-ofis-schitaetsia-chto-rabota-v-ofise-ne-neset-v-sebe-nikakih-riskov-no-i-v-nei-est-svoi-podvodnye-kamni-5ffc781eaeef3c78296466fb
Кресла, кофе и самокаты - особенности работы АХО в офисах технологических компаний. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/kresla-kofe-i-samokaty-osobennosti-raboty-aho-v-ofisah-tehnologicheskih-kompanii-5fe77b329c06f6134fe34e0c
Рубрика ретро - 2012 год: как не прогореть на аренде – взгляд со стороны ритейлера. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/rubrika-retro-2012-god-kak-ne-progoret-na-arende--vzgliad-so-storony-riteilera-5ffb2237af142f0b179981df
Фулфилмент и RFID метки - особенности организации хранения имущества в большом офисе. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/fulfilment-i-rfid-metki-osobennosti-organizacii-hraneniia-imuscestva-v-bolshom-ofise-5ffb0f0ad1a90641ca0d2d3f
Интересное еще здесь: Офис.
Режем косты - в этом обзоре хочу поделиться своим опытом оптимизации затрат в крупных компаниях..