Ох уж это пресловутое человеческое желание делать все и сразу и главное одинаково хорошо и без потери качества! Тут уже совсем не важно, менеджер ты или руководитель, желание это встречается и у тех и у других, а вот реально ли оно будем разбираться.
Каждый слышал миф про Юлия Цезаря, который мог делать разом кучу дел и именно его частенько используют и как пример для многозадачности и как оправдание невозможности делать именно так. Дескать, не Цезарь я, чтобы столько успевать, пшли вон!
За свою более чем 20-ти летнюю практику работы в продажах приходилось сталкиваться с самыми разными требованиями и зачастую делать пару десятков дел одновременно было «нормой» как для меня так и для моих коллег, которые носились как электровеники с выпученными глазами по отделу продаж и иногда не понимали или не помнили, что именно им нужно делать в этот конкретный момент.
Частенько ловил и себя и их за сиюминутной окаменелостью! Да-да, иначе никак не назвать то самое состояние, в котором человек просто сидит, смотрит в одну точку и не замечает ничего из происходящего в принципе. Такое «зависание» происходило из компьютером и в столовой и на совещаниях, разумеется.
Ну а что там еще делать прикажете, если тебе накидывают очередную порцию задач для СРОЧНОГО выполнения еще вчера, а у тебя пока лежат ворохом в голове предыдущие «срочные» дела.
Самый простой выход для нашего организма в этот момент – это включение защитного механизма в виде превращения в Гомера Симпсона, который слушает и даже кивает, но ничего не отдупляет в этот момент.
В этом тексте хотелось бы немного разобраться в реальности и применимости такого понятия как «многозадачность» в работе менеджера отдела продаж. Тут будет и мое личное мнение, которое сложилось за многие годы практики в продажах и мнение на этот счет из разных научных источников с расшифровкой и адаптацией к реалиям отделов продаж так как лично мне интересно разобраться именно в этом контексте.
Давайте разбираться!
Для того, чтобы нам с вами говорить на одном языке как всегда предлагаю определиться с терминами и определениями. Это точно поможет избежать разных толкований и снимет ряд возможных вопросов уже на старте.
Вот что выдает всеми любимая Википедия на запрос «многозадачность». Кстати, информацию из нее не стоит принимать за чистую монету и уже есть не один случай, когда за ручку ловили людей пишущих в «вики» откровенные выдумки, но все же обратимся к ней для поиска определения «Многозадачность»
Многозада́чность (англ. multitasking) — свойство операционной системы или среды выполнения обеспечивать возможность параллельной (или псевдопараллельной) обработки нескольких задач. Истинная многозадачность операционной системы возможна только в распределённых вычислительных системах.
Предполагаю, что не про это мы с вами хотим узнать в разрезе наших дорогих #сотрудников отдела продаж, хотя отсюда вполне можно взять «свойство среды выполнения обеспечивать возможность параллельной обработки нескольких задач»
То есть если мы с вами считаем «средой выполнения» самого менеджера по продажам, то заменив их между собой у нас уже получается нечто более приближенное к нашей теме:
Многозадачность – это свойство менеджера обеспечивать возможность параллельной обработки нескольких задач.
Предположу, что вряд ли в вашем отделе продаж работают медвежата Вуки, Груты или иные разумные биологические виды, поэтому давайте рассматривать менеджера как биологический вид приматов, а именно Homo Sapiens со всеми присущими именно этому виду особенностями мышления и возможностей #мозга.
Поэтому наша с вами «многозадачность» менеджера плавно превращается в «многозадачность мозга» менеджера и на этом поле нам уже помогут разобраться ученые, которые реально занимались и занимаются этим вопросом, а как выясняется эта тема сейчас заботит и тревожит многих и есть реальные опасения, что мы в ближайшем будущем получим полностью расфокусированных молодых людей со сложностями в завершении самых разных даже бытовых задач не говоря уже о серьезных вопросах и многоуровневых заданиях.
Например, исследователи из Центра психологии продолжительности жизни и Института человеческого развития Макса Планка в Берлине провели интересный эксперимент, который на мой взгляд очень ярко иллюстрирует момент превращения в Гомера Симпсона про который описано выше, когда на менеджера хаотично сыпят задачами со словами «СРОЧНО» и без какого либо приоритета.
Вот о чем пишут Сина Александра Шварц, Каролин Поппа, Сара Марго Гоурон и Яна Фандакова в своей статье от 2 августа 2021 года
Они задумались о том, почему наша способность выполнять две задачи одновременно ограничена и описывают такой эксперимент:
Суть эксперимента на многозадачность
Была поставлена задача сравнить выступления участников когда они выполняли только одну задачу, с тем, когда они выполняли две задачи одновременно.
Для этого участники должны были сосредоточиться на серии отдельных букв, которые появлялись перед ними на экране. В первом задании они должны были нажимать кнопку, чтобы указать, является ли буква согласной или гласной, а во втором была ли буква заглавной или нет.
(прямо скажем задания элементарные и не сравняться с задачами, которые часто просят выполнить менеджеров одновременно)
В так называемом «однозадачном» состоянии участники выполняли только одну задачу одновременно, в то время как в условиях двойного задания (всего ДВУзадачность, а не МНОГО) они должны были выполнить обе задачи одновременно
Таким образом, в то время как для ответа на каждую букву в однозадачном состоянии требовалось всего однократное нажатие кнопки, условие двойного задания требовало двух нажатий кнопок для каждой буквы ( одно для решения гласных/согласных и одно для задачи заглавной буквы ).
Результаты и в этом и в других подобных экспериментах показали, что участники медленнее реагируют на каждую из двух задач в состоянии двойного задания по сравнению с однозадачным условием.
Вот вам и «многозадачность» господа руководители да и менеджеры тоже!
Чтобы объяснить этот вывод, ученые разработали несколько теорий и одна из самых влиятельных называется теорией узкого места или горлышка.
Представьте горлышко бутылки, наполненной мраморными шариками такого размера, что пройти за раз может только один. Аналогичным образом, только одна задача за раз может пройти через узкое место ограничений вычислительной мощности в мозге. Другая задача должна подождать, пока первая не будет завершена.
Если, например, вы хотите одновременно рассчитать цены для своего Клиента и рассказать о новой информации которую вы узнали на недавней презентации нового продукта, можно представить это как два отдельных шарика, пытающихся пройти через узкое место. Размышление о вариантах наценки в коммерческом предложении добавляют и третий шарик, который тоже должен пройти.
Некоторые из этих #задач сложнее, требуют больше емкости и представляют собой шарики большего размера. Заданные шарики не могут одновременно перемещаться через узкое место, поэтому они рассматриваются один за другим. После частичного выполнения одной задачи вы быстро переключаетесь на следующую, а затем снова возвращаетесь к первой, неоднократно. Таким образом вы чувствуете, что выполняете несколько задач одновременно.
Но качество исполнения этих задач снижается как мы видим из представленного эксперимента и если их будет не две, а десять, то уровень их выполнения упадет кратно. Хочешь не хочешь, а призадумаешься как же теперь нагружать себя или своих менеджеров работой и стоит ли хвататься за все разом?
На мой взгляд это бесперспективно, хотя прекрасно понимаю, что офисная работа подразумевает разные задачи и нужно делать их быстро, но вспомните исследование выше и выполняйте уже дела друг за другом! Так и качественнее и быстрее будет получаться. Эксперименты вам в доказательство, а не фантастические предположения коллег или даже шефа!
Кстати, если вы обратите внимание на детей, то они как правило вообще не умеют выполнять несколько задач разом и если он возит машинку по столу, то значит он возит машинку и чтобы начать строить домик из конструктора нужно бросить машинку. Бросьте уже машинку! Хватайте конструктор!
В продолжение темы приведу в пример еще и нейропсихиатра Тео Компернолле, который тоже уверен, что «сохранить высокую интеллектуальную продуктивность в режиме многозадачности невозможно. Мы заняты, но мы не продуктивны. Такой режим вынуждает нас попусту тратить свои силы, время, продуктивность и приводит к стрессу. Но именно так привыкли работатьбольшинство офисных сотрудников». А он изучил более 600 исследований в этом направлении и явно понимает о чем говорит
Не могу не согласиться с господином Компернолле и на личной практике подтверждаю каждое слово. Истории о том, что некто удивительный делает одинаково качественно несколько дел полная брехня и мне пока не доводилось видеть таких уникумов ни в одном отделе продаж. Да, кто-то может успевать разные задачи в течение недели или месяца, но тут уже вопрос к качественной #организации его личного рабочего процесса. А кто-то может очень качественно заниматься тем самым ИБД (имитация бурной деятельности) и не делать по итогу вообще ничего внушая всем обратное, но это тема другой статьи.
Что уж тут говорить о принципиально разных задачах-шариках если даже самые обычные холодные звонки ( вроде бы одна задача – звонки ) разным группам Клиентов в один день приносят кратно меньше результата чем звонки одной группе Клиентов в этот же день. То есть если вы звоните всем подряд, результат будет гораздо хуже нежели в случае звонков только фермерским хозяйствам, например.
Все потому, что когда ты звонишь сначала Васе из фермерского хозяйства, потом Пете из транспортной компании со своими фурами, потом Сереже из строительной компании, а завершаешь разговором с тендерным отделом муниципального пассажирского перевозчика, у тебя настолько сильно меняются запросы Клиентов, что голова идет кругом. У каждого из этих Клиентов даже тип разговора свой и люди в каждом из них работают разные. Говорить одинаково с закупщиком тендерного комитета и с фермером из КФХ Красный Октябрь просто нереально.
Поэтому даже такая «одинаковая» задача как звонок не вписывается не то что в многозадачность параллельную про которую мы говорили выше, а даже в последовательную многозадачность о которой тоже говорит господин Компернолле следующим образом:
Последовательная многозадачность
"Это когда человек переключается между различными задачами, выполняя их почастям: например, отвлекается от составления служебной записки, чтобы ответить на несколько электронных писем и голосовыхсообщений, после чего возвращается к работе над запиской".
Или скачет между #холодными звонками в разные группы Клиентов, попутно составляя и отправляя разные предложения и письма каждому из них. В общем пытается наши шарики-задачи просунуть в узкое место и мечется между ними.
Да, сторонники выполнения нескольких дел сразу, могут сейчас сказать о том, что они ведь умеют одновременно вести машину и говорить с пассажиром или готовят себе омлет и читают новости в ленте или множество других аналогичных примеров, но тут дело немного в ином и давайте не будем сами себя вводить в заблуждение.
Если мы хотим чтобы менеджер сделал одновременно два коммерческих предложения, выставил счет с правильными ценами и ассортиментом, а попутно еще переговорил с Клиентом о затруднении с поставкой, качественно пояснив ему как поступать в дальнейшем, то такого не будет, это точно! На выходе у вас будут все три дела сделаны через одно место и потом еще убьете кучу времени на разгребание результатов такой «многозадачности».
С другой стороны, если менеджер будет протирать пыль на своем рабочем месте и одновременно говорить по телефону с Клиентом, то никаких проблем. Хотя есть один нюанс и если менеджер НИКОГДА в жизни не вытирал пыль со своего стола, то тут может быть проблема. Ему ведь нужно будет тратить ресурс своего мозга на обучение процессу вытирания пыли.
Еще один яркий пример из вашей жизни!
Вспомните когда вы первый раз сели за руль и особенно если это был не «автомат», а самая настоящая механическая коробка передач. Голова просто наперекосяк шла от того как можно одновременно нажимать педаль газа и отпускать сцепление, да еще и так, чтобы не заглохнуть. А сейчас это происходит настолько автоматически, что если задуматься про весь этот процесс, то пожалуй можно снова заглохнуть по пути на работу. Это как в мультфильме в котором сороконожку попросили рассказать как же она ходит и как только она задумалась об этом, наступил худший день в ее сорокножьем мозге. Сороконожка упала.
Мы ранее договорились, что говорим о виде Homo Sapiens и давайте снова коснемся нашего с вами мозга, о котором также говорит и Тео Компернолле и поясняет, что: «головной мозг имеет три различные когнитивные системы, которые определяют наши мысли, решения и действия». Есть и другие названия, но суть не изменится и если уж мы тут вместе с Тео, то давайте использовать его термины.
Рефлексирующий, или мыслящий, мозг.
Этот мозг самый молодой в эволюционном отношении. Из всех живых существ только люди способны думать обабстрактных вещах, которые не воспринимаются органами чувств. ( а продажи, возможные условия поставки, шаги конкурентов и планы продаж максимально абстрактная вещь изначально и тут вы наверняка со мной согласитесь ). Мы способны мыслить в режиме «что, если?..», делать прогнозы, обдумывать решения с разных сторон, откладывать их принятие, изобретать что-то совершенно новое и придумывать целые миры, существующие только в нашем воображении.
Мыслящий мозг способен концентрироваться всего на одном деле зараз. (наши шарики и тут всплывают, как видите)
И если мы хотим, чтобы сотрудник одновременно делал десяток дел, то для начала нужно как минимум научить его расставлять приоритеты или вообще освободить его от части заданий если увидев длинный список дел сотрудника бросает в ступор. Но лучше определите #приоритетность, а еще лучше принцип приоритетности который поможет быть с вами на одной волне в большинстве случаев. Например, если бухгалтер просит документы в конце квартала, то это важный приоритет и в список дел на день, он поднимается в самый верх и так далее.
Рефлекторный мозг.
Старейший из всех трех систем. Даже у самых примитивных животных есть рефлексы. Этот мозг анализирует лишьинформацию, поступающую от всех наших органов чувств в текущий момент, поэтому для него существует только здесь и сейчас. Для него нет прошлого и нет будущего. То, что не воспринимается нашими органами чувств, для рефлекторного мозга несуществует. Стукните соседа линейкой и узнаете как сработает его рефлекторный мозг. Шутка.
Архивирующий мозг.
Этот мозг сортирует, упорядочивает и сохраняет мириады байт информации, которая поступает из внешнего мира игенерируется самим мозгом. Одна важная особенность: он конкурирует за «вычислительную мощность» с мыслящим мозгом, поэтому может работать только тогда, когда мыслящий мозг отдыхает, особенно во время сна. Думаю и вы иногда прямо чувствуете как в спокойном состоянии все раскладывается по полочкам и это довольно приятное ощущение, попробуйте.
В общем, если ваш #офис довольно безопасен и из-за угла не выпрыгнет какой-то зверь с желанием полакомиться главбухом (извините главбухи), то значит пора эффективного использования только рефлекторного мозга уже прошла и нужно пользоваться мыслящим, но помнить о его неспособности выполнять несколько задач сразу. Надеюсь вы согласитесь со мной и выбирая между сотрудником, который использует мыслящий мозг и рефлекторный, вы остановитесь на первом.
Можно приводить и другие исследования, но картина на текущий момент довольно ясна на мой взгляд и эксперименты исследователей из разных стран лишь подтверждают мое мнение полученное исключительно эмпирическим методом за годы работ как в отделах продаж так и управляя ими.
«Многозадачности» - нет.
А те, кто говорит о ее существовании либо имеют в виду совсем другое понятие либо сознательно вводят в заблуждение с какой-то целью или просто думают так от недостатка материала.
Я не знаю какие исследования будут происходить еще в этом направлении и, возможно, кто-то найдет способ нажать на нейронный тумблер-усилитель в нашей голове чтобы мы разом смогли делать десяток дел, увидим.
Но на текущий момент предлагаю всем задуматься над своим режимом работы или над работой своих сотрудников и для начала просто обратить внимание как именно вы с ними выполняете свои повседневные задачи. И если все происходит одновременно, то возможно именно вы станете тем самым триггером, который включит иной и более эффективный режим работы, когда одна задача выполняется, а только потом начинается следующая.
Прошу не обвинять меня в идеалистической и утопичной картине работы #отдела продаж, ведь я прекрасно понимаю, что бывает когда нет других вариантов, как попытаться сделать все разом и бывает реально срочность. Но думаю вы согласитесь, что такое бывает не всегда и уж точно никогда не должно становиться нормой существования отдела продаж.
Это мой взгляд на #многозадачность в отделе продаж, а какого взгляда придерживаться вам, решайте сами.
В любом случае больших продаж вам и довольных сотрудников!
Больше интересных статей здесь: Офис.
Источник статьи: О «многозадачности» менеджера отдела продаж.