На первый взгляд, это утверждение кажется парадоксальным. Ведь проектный офис традиционно воспринимается как центр компетенций и драйвер внедрения лучших практик. От него руководство ожидает, в том числе, лидерства в развитии и совершенствовании всей системы управления проектами в компании.
Однако при более глубоком анализе выявляется системная проблема, способная превратить этот ключевой орган из двигателя прогресса в его тормоз. Давайте рассмотрим механизм этого явления.
Адаптация методологии: взгляд в прошлое
Эффективный проектный офис всегда кастомизирует стандарты (такие как PMBOK или PRINCE2) под специфику своей организации. Он анализирует текущие и завершенные проекты, чтобы учесть их особенности в создаваемой методологии. В этом и заключается основное противоречие.По своей природе, проекты — явления временные. Следовательно, любая действующая в компании проектная методология по большей части отражает опыт прошлых инициатив. Она является документированным взглядом в прошлое, в меньшей степени — в настоящее, и почти никак не заглядывает в будущее.
Динамика бизнеса vs. Консерватизм процессов
Между тем, бизнес не стоит на месте. Компания постоянно эволюционирует: появляются новые, более сложные типы проектов, растет профессионализм руководителей и команды, в организацию приходят специалисты с другим опытом, а топ-менеджмент формулирует все более амбициозные запросы.Эти новые вызовы требуют свежих, гибких подходов к управлению проектами. Но проектный офис, созданный для наведения порядка, часто начинает выполнять роль «сторожевого пса» устаревших процессов. Его ключевые KPI обычно связаны с операционным контролем: ведением реестра, сбором статусов, обеспечением отчетности и соблюдением шаблонов. Задачи развития системы часто отходят на второй план.
В стремлении сохранить однажды выстроенный и отлаженный порядок, проектный офис неосознанно начинает сопротивляться изменениям, которые этот порядок нарушают, тем самым замедляя развитие проектного управления в целом.
Путь к трансформации: «Большой взрыв»
Что же делать в такой ситуации? Эволюционные, постепенные улучшения здесь часто оказываются неэффективными. Как правило, для качественного скачка требуется инициатива «большого взрыва» — полноценный проект по перезапуску и трансформации всей системы управления проектами.В таком проекте существующему проектному офису должна отводиться одна из ключевых ролей, ведь именно его сотрудники лучше всех знают текущие процессы и их болевые точки. Однако определяющей и единоличной эта роль быть не должна. Для успеха трансформации необходимы свежий взгляд извне, вовлечение топ-менеджмента и ключевых стейкхолдеров. Только так можно преодолеть инерцию и вывести управление проектами на новый уровень, соответствующий будущим, а не прошлым вызовам компании.
Больше интересных статей здесь: Офис.
Источник статьи: Проектный офис - главный тормоз в развитии проектного управления?.
