Корпоративный портал — популярная и незаменимая вещь для крупных компаний. Однако зачастую он используется недостаточно или внедряются устаревшие решения. Как максимально эффективно использовать портал, мы и рассмотрим в статье.
Кому и зачем нужен корпоративный портал
Когда мы говорим о корпоративных порталах, мы в первую очередь имеем в виду внутренний сайт компании. Это источник новостей, историй успеха, объявлений и запланированных мероприятий для каждого сотрудника.
Второе очевидное применение портала — внутренняя социальная сеть, где можно найти данные и контакты коллег, быстро проверить, находятся ли они в данный момент в отпуске или командировке, а также проверить их местонахождение в офисе. Использование достижений и элементов геймификации становится все более популярным. Компании используют это, чтобы побудить сотрудников больше общаться онлайн, поддерживать друг друга и укреплять корпоративный дух.
Наконец, портал может служить витриной — точкой интеграции различных систем и решений, используемых компанией. Здесь сотрудник инициирует запрос на получение справки 2-НДФЛ в кадровой системе, проверяет, какие курсы ему доступны в учебных ресурсах, и получает доступ к тем материалам, которые реально есть в системе электронного документооборота.
Классический набор функций корпоративного портала:
- Размещение файлового хранилища, маркетингового и другого контента. При этом сотрудники могут добавлять информацию самостоятельно;
- Доступ к комплексному календарю, в котором вы можете отмечать свои события, получать информацию о занятости коллег и планируемых корпоративных мероприятиях;
- Найти контактную информацию о сотрудниках, информацию о менеджерах, информацию об отсутствии, информацию о замещающих работниках;
- Размещать конкретную информацию о компании на специальной странице;
- Наполнять базу знаний и добавлять ответы на часто задаваемые вопросы по различным темам;
- Наглядно отображайте организационную структуру компании и быстро находите производственные подразделения.
Как сделать портал лучше
С каждым днем появляются все более интересные варианты использования портала, которые не только предоставляют компаниям возможность продемонстрировать свою корпоративную культуру, но и дают им возможность использовать инструмент максимально широко. Давайте рассмотрим некоторые из них.
1. Интеграция с BPM-системой или трекером задач.
Представьте себе ситуацию, когда только половина сотрудников компании активно использует систему электронного документооборота или BPM-платформу. Вы можете ставить им задачи, отправлять им задания по проверке документов или уведомления о важных изменениях, но все это будет видно только тем, кто уже работает в программе. Если на главной странице портала появится виджет с последними задачами и уведомлениями, все сотрудники компании смогут получить доступ к актуальной информации, даже со своих мобильных телефонов.
2. Создание отраслевой библиотеки.
Корпоративные порталы как категория произошли от систем хранения корпоративных документов и обмена файлами. Если это направление будет правильно развито, то изначальное предназначение порталов обретет новую жизнь. Когда все отраслевые статьи, книги и материалы всегда доступны вашим сотрудникам, они оценят отсутствие необходимости тратить время на поиск информации.
3. Коммуникация с руководством.
Если сотрудник хочет узнать о планах развития компании или завершенных проектах не от коллег, а напрямую от своего руководителя, он может сделать это через портал. Вы можете оставить свой вопрос прямо там или разместить его на специальной странице. Высшее руководство попросит вас добавить свои ответы в раздел часто задаваемых вопросов или напишет вам лично.
4. Бронирование ресурсов.
Это довольно распространенная функция, но не все компании размещают ее на своих порталах, и это напрасно. Мы обсуждаем бронирование конференц-залов, кабин и инструментов для обмена. Лучшим вариантом будет использование общего календаря на вашем портале. Любой сотрудник может быстро войти в систему и проверить, свободна ли конференц-комната в определенном офисе в определенное время, отправить приглашение другим участникам и отметить комнату как занятую.
Обратите внимание: Какие маркеры выбрать для маркерной доски в офис?.
Кроме того, объединение календаря событий компании, важных дат и индивидуальных календарей сотрудников помогает каждому эффективно распределять работу и быть в курсе обучения или совместных мероприятий.5. Информация о выполнении плана.
Это интересное требование, реализация которого может оказать большое влияние на эффективность работы отдела продаж. Представьте себе, что каждый сотрудник, занимающийся продажами, видит показатели эффективности программы на своей домашней странице. Это сильная мотивация для быстрого завершения отложенного проекта, обсуждения вариантов сотрудничества с коллегами или поиска новых решений для повышения производительности. Важно: Портал можно настроить таким образом, что данную информацию смогут видеть только сотрудники отдела продаж, коллеги из других отделов не будут иметь доступа к конфиденциальным данным.
6. Информация о меню столовой на каждый день.
Многие смеются, когда им говорят о такой возможности. Но не будем забывать, что корпоративный портал — это прежде всего инструмент улучшения внутренней коммуникации и развития корпоративной культуры! Никто не может работать без перерывов: сотрудники общаются неформально, читают новости, отвлекаются на мелочи. Предоставление им возможности заранее ознакомиться с меню может стать для них отличным стимулом посещать портал, заранее планировать свой обеденный перерыв, читать полезные новости и подписываться на обновления текущих проектов.
7. Корпоративные Госуслуги.
Вспомните свой собственный опыт: вы устроились на новую работу и начали изучать, как все устроено. Если вам нужна помощь, вам нужно лично обратиться в бухгалтерию, техническая поддержка принимает заявки во внутреннем чате компании, а заказать канцелярские принадлежности можно только у конкретных сотрудников, потому что так принято. Этому нужно много времени, чтобы научиться, но это невозможно запомнить! Приходится тратить много времени на выяснение и поиск. А теперь представьте, что все это в одном окне — вы просто выбираете соответствующую кнопку и заполняете несколько полей. Это не вымысел, а реальная страница самообслуживания, с помощью которой можно снизить нагрузку на каждый отдел обслуживания, упростить и стандартизировать процесс.
8. Кнопки перехода в другие системы.
А что, если превратить портал в настоящую панель управления? Сотрудник начинает день с изучения новостей компании, но сразу же видит свои задачи, загруженные из основной рабочей системы в виджете на главной странице. Нажатием еще одной кнопки пользователь отправлял запрос на отпуск в отдел кадров. Для изучения материала сотрудники переходят по ссылкам и открывают документы, которые фактически находятся в системе управления документами (и нет дубликатов файлов!). Для современных порталов обязательны бесшовная интеграция и быстрые переходы.
Корпоративный портал — это больше, чем просто единое окно для публикации информации о компании и полезных советов для сотрудников. Это продуманный и продуманный инструмент внутренней коммуникации, который значительно облегчит жизнь вашей команды. Портал помогает сотрудникам достигать консенсуса и быстрее выполнять задачи, повышая лояльность к компании и развивая корпоративную культуру.
Больше интересных статей здесь: Офис.
Источник статьи: Directum Portal: какие еще функции есть у корпоративного портала .
