Большинство компаний хотя бы один раз меняли местоположение своего офиса. Основные причины для изменения места дислокации следующие:
- необходимость расширения или сокращения штатной численности сотрудников фирмы;
- приобретение собственного здания;
- повышение арендной платы.
Процесс офисного переезда - это комплекс сложностей физического, эмоционального и делового характера, поэтому организация подготовки смены места дислокации офиса по правилам начинается за несколько недель до запланированной даты. Самым правильным решением всё же при этом остается офисный переезд под ключ.
Правило первое - правильная подготовка
В этом аспекте важны следующие моменты:
- сотрудники получают информацию о переезде не менее, чем за 2 - 3 недели. Люди должны знать новый адрес, чтобы спланировать маршрут поездки и свой рабочий день в общем;
- организация сотрудничества с обслуживающими организациями (управляющая компания, водоканал, энерго компания и другие);
- официальное информирование клиентов и партнёров по бизнесу о том, что компания переезжает, с указанием нового адреса;
- размещение детальной информации на сайте компании, чтобы реальные и потенциальные партнёры знали, как проехать в новый офис.
Кроме этого, сразу важно указать новые контакты (телефон, электронная почта и т.д.).
Правило второе — систематизация процесса
Хаос и беспорядок ещё никогда не давали положительного результата в работе, поэтому важно чётко спланировать все моменты. Руководство компании должно:
- проанализировать объёмы работы, чтобы понять, справятся ли сотрудники своими силами или есть необходимость в привлечении сторонних мувинговых компаний;
- составить схему маркировки вещей, чтобы в процессе заселения в новый офис не было проблем с идентификацией принадлежностей;
- чётко спланировать местонахождение мебели и оргтехники общего пользования;
- назначить всех координаторов и ответственных за переезд. Именно эти люди целиком и полностью занимаются подготовкой к переезду, а весь остальной персонал - текущей работой компании.
Правило третье — системность упаковки
Все вещи складываются в отдельные коробки по категориям:
- документация на бумажных носителях, в том числе архивная. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы часть документации потерялась. Системность и внимательность в этом вопросе превыше всего;
- мебель;
- оргтехника. Каждый прибор пакуется отдельно со всеми комплектующими (кабель и другие составные части);
- сейфы. Переноска и транспортировка особо тяжёлых грузов - это зона ответственности профессионалов;
- аквариумы и хрупкие вещи. Их нельзя транспортировать вместе с мебелью и оргтехникой.
На новом месте специалисты советуют сначала расставить мебель и подключить оргтехнику, а затем уже устанавливать мелкие аксессуары и делать генеральную уборку.