Успех вашего мероприятия во многом зависит от локации. Делимся подводными камнями и лайфхаками о том, как правильно подобрать площадку для конференции.
Как провести лучшую конференцию века? 50% успеха будет зависеть от того, в каком пространстве вы организуете ваше мероприятие.
Единство места и темы
Золотое правило: место должно идеально подходить под тему вашего мероприятия и помогать вам достичь конечной цели. Ответьте себе на вопрос, что это будет: собрание профессионалов, обмен опытом, демонстрация новых идей, научная конференция или годовой отчет компании? Каждая ситуация диктует свои правила подбора локации.
Прежде всего подумайте, какую цель вы преследуете. Хотите вдохновить? Выбирайте необычное пространство, арт-галерею или лофт с креативной атмосферой. Вам нужен деловой и торжественный настрой? Подойдет классический конференц-зал в гостинице. Вы организуете международную конференцию с онлайн-трансляцией и спикерами со всего мира? Обратите внимание на мультимедийные залы и переговорные комнаты.
Критерии подбора площадки
Пройдитесь по чек-листу и определитесь с важными для вас пунктами.
1. Размер помещения. Он напрямую зависит от количества участников. Стандартная формула расчета площади: надо умножить количество гостей на два. Вы ожидаете 50 человек – бронируйте зал минимум 100 кв. м.
2. Расположение. Нужно ли вам переплачивать за помещение в центре города, или же стоит организовать конференцию в гостинице рядом с аэропортом? Нужна ли парковка или доступность общественного транспорта?
3. Дополнительные помещения: Welcome -зона, кабинеты или переговорные для работы в малых группах.
4. Кейтеринг. Может ли площадка организовать кофе-брейки, и ланч или вы будете пользоваться сторонними организациями?
5. Техническая оснащенность. Тут очень важно не забыть уточнить, входит ли все необходимое вам оборудование в стоимость аренды, у каждой площадки свои правила.
Лайфхаки
На портале Usetobook составьте свой шорт-лист подходящих площадок и отправьте им запрос. Вам не надо никого обзванивать и ждать с трубкой в руках, пока менеджер уточнить свободные даты. Ответ вы получите в одном окне и единой форме, таким образом вам не составит труда проанализировать предложения и выбрать лучшее. Площадки отвечают в краткие сроки в течение трех рабочих дней.
Удобный сервис позволит вам подобрать идеальную площадку под вашу конференцию.
Вы можете выбрать конференц-зал в стиле лофт в историческом здании XVIII века в 5 минутах от Кремля в отеле «Тройка» или же высокотехнологичный мультимедийный зал EasySpace на Тверском бульваре – решение за вами!
Выбрать и забронировать эти или другие варианты площадок для проведения конференций можно на портале Usetobook.
Подписывайтесь на наш сайт Яндекс.сайт, комментируйте и делитесь своим опытом об организации конференций!
Интересное еще здесь: Офис.