Меня зовут Андрей Завидонов, и я более 15 лет руковожу административно-хозяйственными службами в крупных корпорациях с разветвленной сетью офисов. За свою карьеру я работал в различных отраслях: ритейле, банковском секторе и добывающих компаниях. В этой статье я поделюсь профессиональным опытом и расскажу о ключевых задачах, с которыми сталкиваются АХО в технологических компаниях.
__________________________________________________________________________________________
Проблема хранения в современном офисе
При проектировании офисных зданий архитекторы стремятся максимизировать полезную площадь для рабочих мест и зон отдыха, часто экономя на подсобных помещениях. На начальном этапе это кажется оправданным, но со временем возникает необходимость хранить временно неиспользуемую мебель, компьютерную технику, запчасти для инженерных систем, средства пожаротушения и индивидуальной защиты. Нехватка складских площадей приводит к хаотичному размещению имущества по всему офису — в шкафах, коридорах и других случайных местах. Это создает несколько серьезных проблем: затрудняет поиск нужных предметов, усложняет проведение инвентаризаций, портит эстетику пространства и заставляет административный персонал тратить время впустую.
Фулфилмент как решение для хранения
Если при проектировании офиса не удалось заложить достаточные складские площади, отличной альтернативой может стать услуга фулфилмента. Изначально эта модель была разработана для e-commerce, но сегодня ее активно предлагают логистические операторы. Суть услуги заключается в том, что подрядчик берет на себя не только хранение вашего имущества, но и полный цикл работы с ним: приемку, идентификацию, учет, упаковку и доставку в офис по запросу. Вы платите только за фактически занимаемый объем и оказанные услуги, а не за аренду всей площади склада.
Это удобно и экономически выгодно. Вы можете гибко масштабировать объемы хранения в зависимости от текущих нужд, не будучи привязанными к фиксированным квадратным метрам. Кроме того, аренда офисных помещений обычно значительно дороже складских, поэтому передача функций хранения на аутсорсинг часто приводит к существенной экономии.
Интересное: Освещение офиса: нормы СанПиНа и рекомендации по организации.
Более подробно о принципах фулфилмента можно узнать по ссылке: https://zen.yandex.ru/media/id/5da9cc54ddfef600ae3fea1d/fulfilment-chto-eto-takoe-5e60fa3513ba980e68fc570aУчет имущества: вызовы и решения
Для крупной компании с численностью персонала около 10 000 человек учет имущества — это масштабная и сложная задача. База активов может насчитывать более 100 000 единиц. Времена, когда на неделю можно было остановить работу и привлечь всех сотрудников к инвентаризации, давно прошли. Рабочее время квалифицированных специалистов слишком ценно, а рутинный учет демотивирует творческих работников. Особую сложность представляет отслеживание мобильной техники (ноутбуки, планшеты), которая постоянно перемещается между сотрудниками и офисами.
Многие компании пытаются решить проблему, нанимая подрядчиков для ежегодной инвентаризации. Однако это лишь частичное решение. Внешние специалисты вряд ли будут тщательно обыскивать каждый шкаф или разбирать стертые инвентарные номера. Чаще всего они фиксируют недостачу, разбираться с которой потом приходится сотрудникам АХО. Ключ к успеху — регулярный, ежедневный учет и строгое соблюдение внутренних регламентов по хранению и передаче имущества. Да, это создает некоторые неудобства для сотрудников, но зато избавляет компанию от потерь и многодневных поисков пропавшего оборудования во время ежегодных проверок.
Роль RFID-технологий в инвентаризации
Кардинально упростить процесс учета помогает внедрение RFID-меток. Эта технология позволяет проводить инвентаризацию в разы быстрее, без необходимости отвлекать сотрудников от работы, заглядывать под каждый стол и вручную переписывать номера. Сканер считывает метки на расстоянии, что значительно ускоряет и упрощает процесс. Подробнее о преимуществах RFID можно прочитать здесь: https://zen.yandex.ru/media/scanport/5-sekund-na-inventarizaciiu-osnovnyh-sredstv-5f04418c1bbc4729d6874cda
Важно с самого начала внедрить единые стандарты учета и инвентаризации для всех подразделений. Услуга фулфилмента может быть полезна и в этом аспекте: учет и регулярная инвентаризация имущества на складе оператора обычно входят в договор и оформляются официальными отчетами.
Дополнительные материалы по теме
О других аспектах организации работы в современном офисе вы можете узнать из моих статей:
Кресла, кофе и самокаты - особенности работы АХО в офисах технологических компаний. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/kresla-kofe-i-samokaty-osobennosti-raboty-aho-v-ofisah-tehnologicheskih-kompanii-5fe77b329c06f6134fe34e0c
Безопасный офис - считается что работа в офисе не несет в себе никаких рисков, но и в ней есть свои «подводные камни». https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/bezopasnyi-ofis-schitaetsia-chto-rabota-v-ofise-ne-neset-v-sebe-nikakih-riskov-no-i-v-nei-est-svoi-podvodnye-kamni-5ffc781eaeef3c78296466fb
Рубрика ретро - 2012 год: как не прогореть на аренде – взгляд со стороны ритейлера. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/rubrika-retro-2012-god-kak-ne-progoret-na-arende--vzgliad-so-storony-riteilera-5ffb2237af142f0b179981df
С уважением,
Ваш Административный директор
Интересное еще здесь: Офис.
Фулфилмент и RFID метки - особенности организации хранения имущества в большом офисе..
