Меня зовут Андрей Завидонов. Более 15 лет я занимаюсь административно-хозяйственной деятельностью в крупных корпорациях с разветвленной сетью офисов и большим штатом. За это время я изучил специфику различных отраслей: ритейла, банковского сектора и добывающих предприятий. В этой статье я делюсь накопленным опытом по снижению издержек. Возможно, какие-то из описанных методов уже применяются в вашей компании, но я предлагаю комплексный подход, который действовал бы следующим образом.
1. Стратегическое планирование закупок
Ключ к оптимизации — переход от реактивного управления расходами к превентивному. Это означает, что планирование должно основываться не на исторических данных, а на будущих бизнес-планах и прогнозируемых доходах. Необходимо жестко увязывать будущие расходы с доходными статьями. Важно внедрить и контролировать ключевые финансовые показатели (KPI), такие как: соотношение расходов к доходам (не выше 70%), доля фонда оплаты труда в выручке (не более 10%), оборачиваемость складских запасов (не более 60 дней). На основе этих данных формируются нормативы по статьям затрат. Контроль закупок должен быть еженедельным и ежемесячным, с обязательной привязкой к выполнению доходной части проектов. Эту работу может вести специальный отдел анализа и планирования, который централизованно проверяет все заявки на соответствие установленным критериям.
2. Жесткая финансовая дисциплина
Планирование бесполезно без строгого соблюдения бюджета. Решения, зафиксированные в финансовом плане, могут быть пересмотрены только в исключительных случаях. Руководство компании должно быть главным примером для подчиненных в вопросах экономии. Чтобы предотвратить необоснованные траты, необходим «промежуточный заслон» — например, «Комитет по расходам», который утверждает все неплановые затраты. Этот комитет, находящийся в ведении финансовой дирекции, оценивает обоснованность запросов и отсекает лишнее.
3. Прозрачный учет и автоматизированный контроль
Руководители должны получать объективную, понятную и своевременную информацию о расходах и запасах. Только на основе точных данных можно ставить конкретные цели по сокращению издержек перед подразделениями. Детализация задач повышает вероятность их выполнения. Опыт показывает: то, что можно измерить, тем можно и управлять. Для этого необходима автоматизация процессов закупок и складского учета. Систематический контроль запасов должен осуществляться с привлечением контрольно-ревизионного отдела.
Трехэтапная программа снижения затрат
Эффективная оптимизация требует последовательных действий, которые можно разделить на три этапа:
1. Экспресс-сокращение (1-2 месяца): Немедленное прекращение финансирования необязательных статей расходов. Принцип прост: мы тратим только то, что зарабатываем. Проводится детальная инвентаризация всех затрат, определяется их значимость и анализируются последствия отказа. Решения лучше принимать коллегиально, с участием ключевых руководителей.
Интересное: Как собрать компьютер своими руками? 1 часть..
2. Быстрое сокращение (до 6 месяцев): На этом этапе реализуются организационно-технические меры для снижения постоянных и переменных расходов. Метод «мозгового штурма» помогает выявить факторы, влияющие на каждую статью затрат, и найти способы их уменьшения. Например, для материалов это могут быть: снижение закупочных цен через тендеры, оптимизация технологий для уменьшения объема закупок, борьба с перерасходом и браком.
Конкретные меры быстрого сокращения:
- Накладные расходы: пересмотр условий аренды, оптимизация охраны (переход на видеонаблюдение), аутсорсинг транспорта, аудит телекоммуникаций и лицензий ПО.
- Фонд оплаты труда: анализ организационной структуры, разработка нормативов численности в зависимости от продуктивности и объема задач.
3. Систематическое сокращение (несколько лет)
Это этап глубоких организационных изменений. Для каждого стратегического проекта назначается ответственный менеджер с достаточными полномочиями для изменения регламентов, технологий и структур.
Ключевые направления системной оптимизации:
- Инвестиции: Внедрение двухэтапного отбора проектов. Сначала — предварительная заявка, затем — детальное технико-экономическое обоснование. Приоритет отдается проектам с лучшими показателями окупаемости и доходности.
- Централизация закупок: Борьба с «эффектом дуршлага», когда бюджет распыляется по множеству отделов. Централизация бюджета и привлечение профессиональных закупщиков к переговорам значительно усиливает контроль и снижает стоимость.
- Информационное обеспечение закупок: Создание единой базы поставщиков и договоров, номенклатурного справочника. Это повышает прозрачность, исключает дублирование и позволяет консолидировать закупки. Регулярный мониторинг рынка, вступление в закупочные кооперативы, внедрение тендеров и выстраивание долгосрочных партнерских отношений с проверенными поставщиками — залог устойчивой экономии.
С уважением,
Ваш Административный директор
О других особенностях работы в офисе вы можете узнать в материалах:
- Безопасный офис - считается что работа в офисе не несет в себе никаких рисков, но и в ней есть свои «подводные камни».
- Кресла, кофе и самокаты - особенности работы АХО в офисах технологических компаний.
- Рубрика ретро - 2012 год: как не прогореть на аренде – взгляд со стороны ритейлера.
- Фулфилмент и RFID метки - особенности организации хранения имущества в большом офисе.
Интересное еще здесь: Офис.
Режем косты - в этом обзоре хочу поделиться своим опытом оптимизации затрат в крупных компаниях..
