Хоть сегодня многие компании и переходят на электронный документооборот, бумажные документы все еще в нашем обиходе. Поэтому в офисе часто остро стоит вопрос грамотной организации хранения документов на бумажном носителе. Бумаги должны быть рассортированы и храниться должным образом, чтобы не потерять свой внешний вид. В этом очень помогают различные папки для документов.
Сегодня хотим поподробнее рассказать об организации хранения документов, папках для документов , их видах, использовании и дадим несколько полезных советов.
Виды папок для хранения документов
Папки на резинке
Папки-короба с резинкой удобно использовать для архивного хранения, а также для большого количества документов. Такие папки бывают как из картона, так и из пластика и полипропилена. Последние имеют отличную износостойкость, не боятся влаги и небольших механических повреждений. Папки-короба бывают различных цветов, прозрачные, непрозрачные, глянцевые и матовые. При выборе данного канцтовара также обращайте внимание на саму резинку и ее качество. От этого зависит срок службы папки, так как некачественная резинка может быстро деформироваться и потерять свои свойства.
Папки с вкладышами
Обычно это папки из пластика с вклеенными в нее файликами (вкладышами). Есть различные вариации с количеством файлов от 10 до 100 штук. На корешке папки обычно есть кармашек для карточки с названием. В таком варианте документы будут хорошо зафиксированы и защищены от грязи и влаги. Это отличное решение для хранения небольших групп офисных документов, а также для каталога, меню и тому подобного.
Клипборды или папки с зажимом (папки-планшеты)
Такая папка обычно используется как держатель для записей и документов во время планерки, совещания, презентации, выступления, тренинга и так далее.
Интересное: Освещение офиса: нормы СанПиНа и рекомендации по организации.
Сюда можно крепить листы без перфорации.Зажим (или прижим) у папки может находиться сверху или сбоку. Обычно еще имеется подвес, чтобы можно было вывесить папку, например, с расписанием, чек-листом и так далее на видное место.
Также бывают открытые папки-планшеты и клипборды-книжки (с крышкой). Последние очень удобны, когда вам нужно взять документы с собой в сумке или отнести их в соседнее здание. Обложка не даст помять или испачкать документы.
Папки-скоросшиватели твердые и мягкие
Мягкие папки-скоросшиватели обычно бывают с прозрачной обложкой. Их удобно использовать для хранения небольшого количества документов, например, каких-то заявлений от сотрудников, приказов и так далее. Бумаги надо предварительно перфорировать или можно использовать файлы для документов.
Твердые папки-скоросшиватели из картона или пластика больше подойдут для большой группу документов, например, для хранения договоров, счетов, актов в большом количестве и так далее. Обложка будет держать форму и не даст “расползтись” бумагам.
Папки-конверты с кнопкой или на молнии
Такие папки очень удобны для внутренней передачи или транспортировки документов. Бумаги в таком пластиковом конверте не промокнут и не помнутся в пути у курьера. Канцтовар бывает в совершенно разных форматах и на разное количество листов. Есть варианты для хранения билетов, паспортов, мелких вещей, обычных документов и так далее. Такие папки очень популярны в организации хранения документов как в офисе, так и дома.
Угловые папки или папки-уголки
Такие папки очень удобны для хранения бумаг, которые нужны в быстром доступе. Ведь изделие “сшито” лишь с двух сторон, и из него можно быстро достать нужный документ. Однако надо следить за тем, чтобы из папки ничего не выпало.
Если Вам нужны папки для хранения документов в офисе или дома, то вы можете найти их в нашем интернет-магазине. У нас большой выбор папок всех видов и с различным оформлением.
Интересное еще здесь: Офис.
Папки для документов. Несколько идей по организации хранения.