В основе любого успешно проведенного мероприятия лежит четкий план, состоящий из множества этапов, одним из которых является встреча гостей.
От того, как встретят посетителей, зависит их настроение и впечатление об организации события, поэтому эта часть мероприятия должна быть хорошо продумана.
Задача этого этапа состоит не только в том, чтобы поставить красивых и приветливых хостес, но и сделать так, чтобы каждый участник ощутил свою значимость и уникальность, а после мероприятия, организатор получил четкую статистику посещаемости с поименным списком.
Добиться такой цели легко, если воспользоваться услугой электронной регистрации (аккредитации) гостей. Например, заказать эту услугу можно в компании OrgPoint.
Аккредитации участников может быть организована как на деловых мероприятиях: конференциях, семинарах, форумах, так и на торжественных: премиях, корпоративах. Начинать подготовку к ней следует, когда становится понятно ориентировочное количество гостей. От того, сколько их ожидается, зависит количество стоек регистрации, расходных материалов (бейджей и лент), раздаточного материала.
Одна стойка регистрации способна зарегистрировать в течении дня около 100 человек. Выбирая подрядчика, обратите внимание на то, есть ли у него необходимое количество оборудования и персонала? Если у вас, например, 700 участников, рекомендуется заказывать 7 стоек. Так, все ваши гости смогут зарегистрироваться в спокойном комфортном режиме, без очередей. У компании OrgPoint на регистрацию одного участника уходит менее 8 секунд!
Для того, чтобы операторы смогли регистрировать приглашенных гостей, обычно, накануне мероприятия подрядчику, который занимается аккредитаций участников, необходимо выслать список гостей.
После получения он загружается в специальную программу, в которой впоследствии работают операторы регистрации. Для того, чтобы получить именной бейдж и отметку «зарегистрирован», гостю нужно будет назвать фамилию или компанию.
Для чего нужен бейдж участника?
Бейджи – это персональная карточка гостя с личной информацией, обычно на нем печатается ФИО и название компании. Именно его получение создает у участников ощущение уникальности. На подсознательном уровне человек понимает, что его здесь ждали, что ему рады и его присутствие важно для организаторов. Кроме этого, бейджи заметно упрощают коммуникацию между участниками, за счет наличия на них необходимой информации.
Что касается лент, то это не только крепление для удобного ношения бейджа, но и хороший способ передать нужную информацию. С помощью логотипа на ленте можно разместить данные о спонсорах, контактную информацию, рекламные слоганы и многое другое.
После того, как все гости будут зарегистрированы, а аккредитация гостей закрыта, подрядчик должен предоставить организаторам отчет о пришедших и не пришедших участниках. С его помощью можно будет сделать вывод о том, насколько хорошо была проведена рекламная кампания, какие важные гости присутствовали или отсутствовали, вызвало ли мероприятие интерес у целевой аудитории, а также установить другие необходимые показатели.
Заказать услугу электронной регистрации гостей в Москве и Санкт-Петербурге можно в компании OrgPoint!